Dnes, v počítačovej dobe, je potrebné poznať pravidlá obchodnej korešpondencie a dodržiavať ich pri písaní osobných, odporúčacích, gratulačných a iných listov. Dodržiavanie pravidiel obchodnej korešpondencie tiež naznačuje vašu zdvorilosť a rešpekt voči adresátovi.
Inštrukcie
Krok 1
Na hlavičkový papier sa zvykne písať obchodné listy. Mali by už mať podrobnosti o organizácii, takže aj e-mail by mal obsahovať všetky informácie o spoločnosti.
Krok 2
Mierne pod podrobnosťami, na pravej strane, by ste mali uviesť dátum odchodu a mesiac by mal byť napísaný písmenami (12. mája 2011). Medzinárodná korešpondencia nepoužíva skratky, ktoré sme prijali (12/12/11). Napríklad v Spojených štátoch je najskôr označený mesiac a potom číslo (12. mája 2011).
Krok 3
Dole na ľavej strane bez vytvorenia nového odseku napíšu zdvorilú adresu. V Rusku sa za úvodnú adresu často umiestňuje výkričník. V medzinárodnej praxi je zvykom používať čiarku.
Krok 4
V ďalšom riadku po odvolaní musíte uviesť predmet listu. Za týmto účelom môžete vložiť „Re:“(anglicky „in Reference to“- relatívne). Napríklad „Re: Ako odpoveď na váš telex z 18. mája 2011“.
Krok 5
Ak je list venovaný iba jednej téme, môže byť uvedený v poli ihneď za e-mailovou adresou. Ak sa však korešpondencia vedie o viacerých otázkach naraz, je lepšie určiť ich ihneď po kontakte. Bude teda možné rozdeliť písmeno na príslušný počet blokov.
Krok 6
Takzvaný celoblokový štýl písania si získava čoraz väčšiu obľubu. V štýle bloku nie sú odstavce odsadené 5 medzerami, ale sú zarovnané doľava. Ak chcete od seba zreteľne oddeliť odseky, začnite každý nový odsek po 3 - 4 medzierách.
Krok 7
List obvykle končia komplimentom. Väčšinou sa používa pochvala „S pozdravom“. Môžete sa tiež obmedziť na dobré želanie: „Všetko najlepšie pánovi …“, „Všetko najlepšie“, „S pozdravom“atď.
