Služobný list je bežný spôsob informovania tretích strán prostredníctvom pošty. Používa sa, keď je potrebné mať písomné potvrdenie o prenose dôležitých informácií partnerovi alebo keď nie je možné použiť iný druh komunikácie. Tento dokument má veľa odrôd, existujú však všeobecné pravidlá, ktoré je potrebné zohľadniť pri príprave takého listu.
Nevyhnutné
Hlavičkový papier Hlavičkový papier
Inštrukcie
Krok 1
Na začiatok si pripravte hlavičkový papier svojej organizácie špeciálne navrhnutý pre tieto písmená. Jeho hlavným rozdielom od štandardného hlavičkového papiera je prítomnosť poštových údajov spolu s bankovými údajmi. Ak to tak vo vašom podniku nie je, pripravte si vlastnú verziu. Umiestnite logo sem a uveďte názov organizácie, bankové údaje, poštovú adresu, telefóny, fax a e-mail pre komunikáciu.
Krok 2
V pravom hornom rohu uveďte adresáta listu (názov spoločnosti, poštová adresa, pozícia, celé meno vedúceho). Ak je list adresovaný niekoľkým organizáciám, ich adresy sú umiestnené jeden za druhým, najviac však štyri za sebou a bez uvedenia vedúcich. Teraz prejdite priamo na text listu, pretože tento dokument nepíše svoje meno (na rozdiel od aktov, poznámok atď.). Namiesto toho môžete stručne uviesť predmet listu, podstatu vášho odvolania - „o oneskorenej platbe“, „o zmene podmienok“atď.
Krok 3
Text listu by mal byť v obchodnom štýle. Čo najkratšie a najpresnejšie uveďte podstatu, aby nedošlo k zámene pri poskytovaní dôležitých informácií. Jeden list by sa mal týkať jedného problému. Nesnažte sa vyriešiť všetky problémy medzi vami a partnerom v jednom liste. Každý z nich by sa mal posudzovať osobitne, pretože môžu mať rozdielnych výkonných umelcov, čo môže byť navyše dôležité v prípade sporov vyžadujúcich rozhodnutie súdnou cestou. Preto je najlepšie nezobrazovať objem písmena na jednej stránke.
Krok 4
Na záver uveďte všetky ďalšie dokumenty v časti Prílohy. Ponechajte miesto pre podpis konateľa a dešifrujte jeho podpis v zátvorkách (priezvisko, iniciály). Nezabudnite uviesť celé meno umelca a telefónne číslo kancelárie pre komunikáciu. Podpíšte originálny dokument so svojím nadriadeným a zaregistrujte list u tajomníka svojej organizácie ako odchádzajúci dokument.
