Pre efektívne fungovanie organizácie musí vedúci vyvinúť systém vnútornej kontroly. Pomôže to zlepšiť kvalitu práce všetkých členov tímu.
Nevyhnutné
Charta, kontrolné karty, dlhodobé a plánovacie plány, rozhodovacie schopnosti, schopnosť brať ohľad na chyby
Inštrukcie
Krok 1
Rozhodnite sa, kto konkrétne bude vo vašom podniku vykonávať vnútornú kontrolu. Môžu to byť administratívni zamestnanci aj vytvorená špecializovaná služba vnútornej kontroly. Váš výber bude závisieť od počtu zamestnancov vo vašej podriadenosti.
Krok 2
Vykonajte jednu z hlavných častí kontroly nad dodržiavaním interných pracovných predpisov zamestnancami. Iba s jasnou disciplínou bude možné stanoviť konkrétne ciele, ako aj naplánovať činnosti na ich dosiahnutie. Takéto pravidlá navyše pomôžu regulovať zodpovednosť zamestnancov.
Krok 3
Začleniť interné pracovné predpisy do charty inštitúcie, ktorá je hlavným dokumentom upravujúcim činnosť všetkých zamestnancov. Každý z nich sa musí oboznámiť s Chartou proti podpisu. Takto zamestnanci potvrdzujú, že poznajú všetky pravidlá, ktorými by sa pri svojej práci mali riadiť.
Krok 4
V kontrolnom systéme venujte veľkú pozornosť kvalite práce vykonávanej zamestnancami. Za týmto účelom vytvorte kontrolné karty, ktoré by mali odrážať maximálny počet kritérií na hodnotenie výsledkov práce. V takom prípade sú mapy vypracované pre každý smer činnosti inštitúcie osobitne. Napríklad mapa na sledovanie činnosti kuchárov, mapa na sledovanie činnosti lekárskej služby a pod.
Krok 5
Nezabudnite informovať všetkých zamestnancov, že ich pracovný proces bude sledovaný na základe konkrétnych hodnotiacich kritérií. Oznámte tiež zoznam týchto kritérií, aby každý zamestnanec vedel, čo konkrétne od neho nakoniec bude vyžadovať. Okrem toho, aby výsledky hodnotenia výkonnosti každého člena tímu boli súčasťou motivačného systému. Bude to mať pozitívny vplyv na kvalitu práce vo všeobecnosti.
Krok 6
Urobte z kontroly účtovníckej služby samostatnú položku vnútornej kontroly. Takto si budete vedomí finančných tokov v organizácii a budete môcť získané informácie využiť pri dlhodobom plánovaní. Získanie finančných informácií vám navyše pomôže spoznať ziskovosť organizácie ako celku.
Krok 7
Na základe výsledkov kontroly je vypracovaný plán na odstránenie nedostatkov v činnosti spoločnosti. Vykonávajú sa úpravy dlhodobých a kalendárnych plánov, ako aj procesu finančnej a materiálnej podpory. Okrem toho sú pre každú službu vypracované odporúčania na zlepšenie kvality práce a sú menované zodpovedné osoby. Vykonávanie týchto odporúčaní je takisto predmetom monitorovania.
