Všetky organizácie majú personálne dokumenty. Uzatvárajú sa s cieľom upraviť pracovnoprávne vzťahy so zamestnancami. Akákoľvek revízia začína kontrolou tejto dokumentácie, a preto je veľmi dôležité ju správne naformátovať.
Inštrukcie
Krok 1
Hlavnou vecou je, aby ste sa pri vypracovávaní akéhokoľvek personálneho dokumentu riadili rôznymi zákonmi, pokynmi a inými regulačnými dokumentmi. Porušenie akýchkoľvek pravidiel vedie k rôznym sankciám.
Krok 2
Dokumenty sa vypracúvajú po zverejnení objednávky vedúcim organizácie. Na základe všetkých osobných dokladov zamestnanca sa vypĺňajú tlačivá, napríklad pracovná zmluva.
Krok 3
Pri prijímaní do zamestnania musí zamestnanec kádra odstrániť kópie všetkých dokumentov a uložiť ich do osobného spisu zamestnanca. V budúcnosti môžete do tohto priečinka pripojiť aj dokumenty, napríklad aplikáciu na dovolenku. Malo by sa povedať, že vedenie súkromného spisu nie je pre súkromné firmy potrebné.
Krok 4
Mali by ste tiež vytvoriť zoznam všetkých dokumentov dostupných v osobnom spise, ktorý by mal byť v chronologickom poradí a obsahovať poradové čísla.
Krok 5
Všetky zmeny v osobných spisoch sa robia z žiadosti samotného zamestnanca a podľa priložených kópií, napríklad v prípade zmeny priezviska - sobášneho listu (zániku). Staré dokumenty zároveň nemožno recyklovať, musia zostať v osobnom spise zamestnanca.
Krok 6
Na obálke osobného spisu sú uvedené informácie o zamestnancovi, a to: priezvisko, meno, priezvisko a sériové číslo osobného spisu. Potom je zapísaný v osobitnom registri osobných vecí.
Krok 7
Pamätajte, že osobné spisy, ako aj dokumenty zamestnancov, sa musia uchovávať na bezpečnom alebo inom bezpečnom mieste. Zodpovednosť za to by mali niesť pracovníci, ktorí sú menovaní na základe príkazu vedúceho.
Krok 8
Je tiež potrebné mať na pamäti, že osobné spisy sa neprenášajú samotným zamestnancom a je ich možné študovať iba v prítomnosti zodpovednej osoby.
