Pri vypracúvaní personálnych objednávok je potrebné venovať veľkú pozornosť ich právnemu významu. Aby boli právne záväzné, musia obsahovať niekoľko potrebných údajov, vrátane registračného registra alebo inými slovami čísla dokumentu. Pravidlá registrácie objednávok sú určené miestnym dokumentom inštitúcie, existujú však aj všeobecné pravidlá.
Inštrukcie
Krok 1
Poradové číslo objednávky pre personál je zároveň jej evidenčným číslom (indexom). Číslovanie všetkých objednávok (objednávok) pre zamestnancov by sa malo viesť počas úradného roka osobitne pre každú skupinu administratívnych dokumentov v osobitných registračných formulároch.
Obchodný rok sa zvyčajne zhoduje s kalendárnym rokom (1. január - 31. december). Existujú ale výnimky, napríklad inštitúcie kultúry, vzdelávania atď., V ktorých sa úradný rok začína 1. septembra.
Krok 2
Najprv rozdeľte všetky objednávky do samostatných skupín. Papiere rozdeľte podľa trvanlivosti na dokumenty dlhodobého skladovania a dokumenty krátkodobého skladovania.
Vo veľkých organizáciách s veľkým počtom zamestnancov si pre väčšie pohodlie vyberte niekoľko skupín na homogénnom predmete v rámci radu objednávok s rovnakou dobou skladovania.
Napríklad dokumenty na dlhodobé uskladnenie možno rozdeliť do skupín: príkazy na prijatie, príkazy na prepustenie, príkazy na prevod. A papiere krátkodobého skladovania je možné rozdeliť do sérií: objednávky na dovolenku, objednávky na pracovné cesty.
V organizáciách s veľmi veľkým počtom zamestnancov je niekedy potrebné vypracovať listové označenia objednávok pre každú kategóriu zamestnancov.
Krok 3
Ďalej zaregistrujte každú z týchto skupín objednávok na zamestnancov v osobitných formách. Ako registračný formulár môžete použiť denník, registračné a kontrolné karty alebo elektronický systém správy dokumentov. Každá z týchto foriem má svoje výhody aj nevýhody.
Registračné a kontrolné karty a elektronické registračné skrinky, ktoré sa zvyčajne navzájom duplikujú, sú pre organizáciu a vyhľadávanie pohodlnejšie. Protokoly poskytujú väčšiu bezpečnosť informácií.
Registračné formuláre nemajú prísny štandard, zvyčajne však obsahujú nasledujúce informácie:
- dátum;
- sériové číslo objednávky;
- kto sa podpísal (funkcia, priezvisko);
- zhrnutie objednávky;
- základňa;
- interpret.
Krok 4
Ak chcete teraz číslovať objednávky podľa snímok, stačí nahliadnuť do príslušného denníka a dokumentu priradiť ďalší index.
