Za úradné sa považujú tie dokumenty, ktoré pochádzajú od určitých subjektov a majú všetky potrebné podrobnosti. V teórii práva súčasne existuje niekoľko prístupov k definícii úradného dokumentu.
Určenie znakov úradného dokumentu má pre odvetvie trestného práva veľký význam, pretože s týmto pojmom sa spája trestný zákon Ruskej federácie. V teórii trestného práva sa na dešifrovanie pojmu „úradný dokument“používajú dva hlavné prístupy.
Prvý prístup sa považuje za úzky a spája úradné dokumenty s ich zdrojmi pôvodu. V súlade s touto teóriou môžu byť úradné iba tie dokumenty, ktoré pochádzajú od štátnych orgánov. V súčasnosti je populárnejší široký prístup, podľa ktorého môžu úradné dokumenty pochádzať z verejného, komerčného alebo dokonca súkromného sektoru, to znamená, že nezáleží na zdroji ich pôvodu.
Správna registrácia a certifikácia
Jednou z hlavných vlastností úradného dokumentu je jeho správne vyhotovenie a certifikácia. Ak sú v regulačných právnych aktoch ustanovené určité pravidlá spracúvania dokumentov, musí ich úradný dokument spĺňať (napríklad pravidlá notárstva dokumentov, pravidlá vydávania plnomocenstva).
Ak neexistujú žiadne osobitné pravidlá, potom na to, aby bol dokument uznaný ako úradný, stačí, aby vyhovoval všeobecným požiadavkám na jeho registráciu. Tieto požiadavky zvyčajne zahŕňajú podmienku, aby boli k dispozícii všetky požadované podrobnosti (pečiatka, podpis, pečiatka určitého typu, úradný list alebo hlavičkový papier).
Znaky obsahu úradného dokumentu
Správne vyhotovenie a overenie úradného dokumentu je jeho formálnym znakom, v súčasnej súdnej praxi sa však prítomnosť povinného označenia tiež uznáva ako povinná podmienka. Naznačuje sa, že úradný dokument musí určitým spôsobom ovplyvňovať právne vzťahy. Môže vytvoriť určité práva alebo uložiť konkrétnu zodpovednosť.
Niektoré oficiálne dokumenty navyše potvrdzujú právne skutočnosti, ktoré so sebou prinášajú určité následky (tento majetok vlastní väčšina procesných dokumentov). Jednota formálnych a obsahových znakov, z ktorých každá musí byť obsiahnutá v úradnom dokumente, predstavuje moderný výklad tohto pojmu v právnej teórii a praxi.
