Likvidácia dokumentov je veľmi zložitý a časovo náročný proces. Spravidla sa v archívoch organizácií hromadí veľa dokumentov, ktoré sa po uplynutí premlčacej doby musia zlikvidovať, teda zničiť. Je veľmi dôležité správne vyplniť všetku dokumentáciu súvisiacu so zničením archívu. Jedným z hlavných dokumentov je akt.
Inštrukcie
Krok 1
Najskôr je potrebné poznamenať, že pred zničením dokumentov musíte vykonať ich inventúru, to znamená skontrolovať všetky dátumy, dostupnosť a utajenie. Existujú dokumenty, ktoré je potrebné nielen vyhodiť, ale aj spáliť (alebo zničiť v skartovačke), aby sa nezverejnilo obchodné tajomstvo.
Krok 2
Nezabudnite vykonať inventarizáciu dokumentácie, ktorá sa má zlikvidovať. Na základe objednávky tiež určte osoby, ktoré budú zahrnuté do odbornej komisie. Medzi nimi vyzdvihnite predsedu zodpovedného za prenos dokumentov na účtovné oddelenie.
Krok 3
Samotný zákon o nakladaní s dokumentmi, ktorým uplynula premlčacia doba, nemá jednotnú formu. Preto ho môžete zostaviť v akejkoľvek podobe.
Krok 4
Najskôr uveďte podrobnosti o organizácii. Môžu byť umiestnené v pravom hornom rohu aj v ľavom. Tu uveďte názov organizácie podľa podkladov, štruktúrnej jednotky, bankových údajov, adresy a kontaktov.
Krok 5
Mierne dole vpravo napíšte „Súhlasím“, dole označte manažéra a nechajte pole pod jeho podpisom a dátumom zostavenia.
Krok 6
Dolu v strede napíšte „Zákon o prideľovaní a likvidácii dokumentov, ktorých platnosť už uplynula.“Potom do riadku nižšie uveďte základ, teda poradie (poradie) hlavy. Potom uveďte zoznam osôb odbornej komisie s uvedením ich mien a pozícií.
Krok 7
Potom napíšte asi takto: „Odborná komisia podľa pokynov (zoznam, súpis) pridelila na zničenie dokumenty, ktoré stratili premlčaciu dobu.“Ďalej označte údaje vo forme tabuľky, ktorá by mala obsahovať stĺpce ako poradové číslo, dátum dokladu, titul, vysvetlenie, počet dokladov, číslo dokladu v inventári (zozname).
Krok 8
Za tabuľkou sumarizujte, teda uveďte počet dokumentov, ktoré sa majú recyklovať. Zákon musia ďalej podpísať všetci členovia komisie. A predseda musí podpísať, že všetky dokumenty budú odovzdané na recykláciu. Na koniec uveďte dátum zostavenia a všetko zalepte modrou pečiatkou pečate organizácie.
