Dokumenty sú neoddeliteľnou súčasťou akejkoľvek administratívy v podniku alebo organizácii bez ohľadu na to, či sú súkromné alebo verejné. Dokumenty sa vypĺňajú, triedia, odosielajú, akceptujú atď. Ak existuje viac dokumentov, je potrebné jednoducho zostaviť register - zjednoduší to nielen prácu úradníkov a iných kategórií pracovníkov (ekonómovia, účtovníci atď.), Ale aj zamestnancov iných organizácií, ak akceptujú dokumenty, ktoré posielate.
Inštrukcie
Krok 1
Zhromaždite potrebné dokumenty jednej kategórie, to znamená dokumenty súvisiace s jedným typom (potvrdenie výrobných nákladov, doklady o prijatí / predaji atď.). Samostatne zbierajte administratívnu dokumentáciu: objednávky, vyhlášky, objednávky. Zoraďte ich podľa autorstva (príkazy vedúceho organizácie, príkazy vedúcich oddelení atď.).
Krok 2
Vytvorte priečinky na ukladanie dokumentov, ktoré už boli roztriedené, a všetko ukladajte v chronologickom poradí. Vytvorte inventár každého priečinka. Dajte im inventárne číslo.
Krok 3
Vytvorte tabuľku založenú na dokumentoch s príslušnými poľami, ktorá rozdelí hárok na stĺpce a riadky. Podpíšte stĺpce podľa účelu dokumentu a jeho funkčnosti. Zároveň nezabudnite, že register musí obsahovať komplexné informácie o dokumentoch, aby ste z jedného alebo druhého dôvodu nemuseli znovu a znovu otvárať samotný dokument a z jedného alebo druhého dôvodu si ho preštudovať. Takže napríklad register dokladov potvrdzujúcich vzniknuté výdavky musí obsahovať nasledujúce stĺpce: číslo dokladu, názov, obsah dokladu, suma a značka na vrátení dokladu.
Krok 4
Na druhej strane register dokumentov akcionárov spoločnosti JSC, JSC atď. musí obsahovať potrebné údaje na identifikáciu všetkých osôb zapísaných v registri, stanovenie ich práv na akcie, o príjmoch z akcií osôb zapísaných v registri, zhromažďovanie údajov o všetkých vlastníkoch akcií, ako aj informácie o prijímanie všetkých druhov oznámení o stretnutiach a iných udalostiach.
Krok 5
Mali by ste vedieť, že pri zostavovaní registra dokumentov pre vaše pohodlie a rýchlosť vyhľadávania v budúcnosti je potrebné uchovávať všetky záznamy v chronologickom poradí.
Krok 6
Iba ak je register dokumentov zostavený správne, nebudete musieť tráviť čas hľadaním, môžete rýchlo a ľahko nájsť požadovaný papier, poslať požadovanú požiadavku alebo oznámenie a jednoducho robiť svoju prácu kvalitne.
