Registrácia dokumentov je proces vyjadrený stanovením prihlasovacích údajov o konkrétnom dokumente pri jeho odoslaní, prijatí a vytvorení. V súčasnosti sa používajú denníky, karty a automatizované formy registrácie dokumentov.
Interná registrácia dokumentov je neoddeliteľnou súčasťou činnosti ktoréhokoľvek štátneho alebo obecného orgánu, inštitúcie, obchodnej organizácie alebo jednotlivého podnikateľa. V praxi sa tento proces zredukuje na opravu základných informácií o dokumente v špeciálnom formáte, ktorý sa používa na internú registráciu.
V takom prípade sa internej registrácii obvykle netýkajú iba prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty, ale aj dokumenty vytvorené v samotnej organizácii (napríklad zmluvy s protistranami). Zodpovednosť za registráciu dokumentov má často tajomník alebo pracovník kancelárie. Vo veľkých organizáciách sa pre optimalizáciu tohto procesu vytvárajú celé oddelenia.
Aké sú formy internej registrácie dokumentov?
Najbežnejšou formou internej registrácie dokumentov je stále registrácia do denníka. V takom prípade sa informácie o dokumentoch zapíšu do špeciálneho denníka rozdeleného do niekoľkých stĺpcov. Nezabudnite zadať údaje o dátume prijatia, odoslania alebo vytvorenia dokumentu, jeho registračného čísla, mena a krátkeho popisu.
Alternatívnou formou je kartová registrácia dokumentov, v ktorej sa informácie o každom dokumente zapisujú do samostatnej karty, pravidlá pre vypĺňanie, ktoré sa vopred schvaľujú. Za najprogresívnejšiu formu sa nakoniec považuje automatická registrácia dokumentov, ktorá minimalizuje papierovanie.
Aká je najvýhodnejšia forma pre organizáciu?
Dennú formu internej registrácie dokumentov je možné efektívne využiť v malých organizáciách, kde je za implementáciu príslušných postupov zodpovedný jeden špecialista. Nevýhodou tohto formulára je, že nie je možné, aby na registrácii dokumentov naraz pracovalo niekoľko zamestnancov, takže nie je vhodný pre veľké spoločnosti. Okrem toho za prítomnosti niekoľkých časopisov o registrácii dokumentov (napríklad na rôznych oddeleniach) často dochádza k zámene s ich registračnými údajmi.
Tieto nevýhody sa prekonávajú použitím interného formulára registračnej karty, ktorý umožňuje rýchlo a efektívne zaznamenávať informácie o akomkoľvek počte dokumentov. Ak je cieľom spoločnosti minimalizovať papierovanie, odporúča sa použiť automatický interný registračný formulár, ktorý si bude vyžadovať špecializovaný softvér.
