Tímové stretnutie môže byť efektívnym spôsobom na analýzu rôznych pracovných situácií vrátane konfliktných. Verejne diskutuje o kontroverzných otázkach a prijíma rozhodnutia, ktoré sú pre každého zamestnanca záväzné. Kolektívnemu stretnutiu by malo predchádzať veľa prípravných prác.
Inštrukcie
Krok 1
Sformulujte hlavnú tému stretnutia. Spravidla sa koná kolektívne stretnutie k jednej aktuálnej otázke. Môže to byť napríklad analýza práce organizácie za daný rok alebo prechod na skrátený pracovný čas.
Krok 2
Zamyslite sa nad svojou agendou. Jeho bodmi budú konkrétne otázky, o ktorých je potrebné diskutovať. Mali by byť najmenej dvaja a najviac päť. Zoraďte otázky podľa klesajúceho významu. Ak je téma stretnutia dosť široká, vložte ako posledný bod programu slovo „Rôzne“. Tu sa môžete trochu odkloniť od hlavnej témy a prediskutovať malé problémy, ktoré v súčasnosti znepokojujú tím.
Krok 3
Pripravte si reproduktory. Ku každému bodu programu schôdze by mal hovoriť kompetentný zamestnanec, ktorého názor sa v tíme považuje za smerodajný. Varujte ho pred nadchádzajúcou správou 1 - 2 týždne vopred, aby daná osoba mohla pokojne premýšľať nad jeho správou. 2-3 dni pred schôdzou sa porozprávajte s každým rečníkom, uistite sa, že text jeho prejavu je pripravený a zodpovedá uvedenej téme.
Krok 4
Pripravte si zasadaciu miestnosť. Je dobré, ak má vaša organizácia montážnu halu alebo inú zasadaciu miestnosť. V opačnom prípade použite najväčšiu možnú miestnosť. V deň schôdze bude musieť byť nainštalovaných dostatok stoličiek a pripojený a nastavený projektor, počítač a mikrofón, ak existujú. Môžete tiež vopred pripraviť pre každého účastníka stretnutia špeciálne priečinky s dokumentmi, ktoré sa majú prerokovať.
Krok 5
Informujte všetkých zamestnancov o dátume, čase a mieste stretnutia. Použite jednu z tradičných metód: zverejnite informácie na výveske, pošlite e-mail, zavolajte vedúcim štruktúrnych divízií, porozprávajte sa osobne s každým zamestnancom. Váš výber bude závisieť od tradície spoločnosti a počtu zamestnancov.
Krok 6
Pred začatím stretnutia zaregistrujte účastníkov. Tento zoznam neskôr pripojíte k protokolu. Nezabudnite začať schôdzku v čase, ktorý bol naplánovaný a oznámený pre zamestnancov. Nečakajte na oneskorencov, ukážte dôležitosť a vážnosť udalosti.
Krok 7
Oznámte hlavnú tému stretnutia a problémy, ktoré sa tam budú riešiť. Požiadajte tím, aby si vybral predsedu a tajomníka pre schôdzu. Spravidla sa za predsedu zvolí vedúci organizácie alebo jeho zástupca a za tajomníka úradník alebo vedúci kancelárie. Predseda bude viesť schôdzu, bude udržiavať poriadok a dodržiavať pravidlá. Medzi povinnosti tajomníka patrí vedenie podrobného protokolu: zaznamenávanie prejavov rečníkov, otázky k nim, diskusie a návrhy.
Krok 8
Držte sa stanovenej časovej osi hovorenia, inak hrozí riziko, že sa vaša schôdza pretiahne až do polnoci a nikdy nebude robiť žiadne rozhodnutia. Spravidla majú hlavní rečníci k dispozícii 15–20 minút, najviac však 30. Spolurozhodcovia o sekundárnych otázkach by mali byť do 10–15 minút. Príhovor účastníka z publika je obmedzený na 2 - 3 minúty. Na otázku môžete odpovedať najviac 5 minút. Ak dôjde k prekročeniu času, nezabudnite na pevné pravidlá.
Krok 9
Po vybavení programu schôdze a vystúpení všetkých účastníkov konferencie stručne zhrňte danú schôdzu. Ak boli urobené dôležité rozhodnutia, ich návrh by mal byť prečítaný nahlas všetkým prítomným.
Krok 10
Do dvoch dní po stretnutí musíte pripraviť konečnú verziu zápisnice a prijatých rozhodnutí. Zápisnica musí byť odsúhlasená a podpísaná predsedom schôdze. Dajte na rozhodnutia a termíny ich implementácie pozornosť všetkým zamestnancom, ktorí ich musia implementovať.
