Stretnutie je stretnutie úzkeho okruhu splnomocnených zástupcov, popredných odborníkov, pracovnej skupiny venovanej riešeniu akýchkoľvek urgentných problémov. Toto je miniatúrne stretnutie, takže stretnutie má svojho predsedu - osobu, ktorá ho bude viesť.
Inštrukcie
Krok 1
Stretnutie sa môže konať plánovaným spôsobom so schválenou pravidelnosťou alebo môže byť spontánne zhromaždené za účelom vyriešenia nahromadených aktuálnych problémov alebo okolností vyššej frašky. V každom prípade schôdzi predsedá úradník oficiálne menovaný na tento post. Stretnutie sa v skutočnosti koná s cieľom dať špecialistom príležitosť vyjadriť svoj názor na konkrétnu otázku a prijať kolegiálne rozhodnutie.
Krok 2
Je potrebné informovať všetkých, ktorí by sa mali na schôdzi zúčastniť, o jej programe: téme a zozname problémov, ktoré si vyžadujú diskusiu, ako aj o čase a mieste konania schôdze. To možno dosiahnuť telefonickými správami alebo prostredníctvom právnych oznámení. Spravidla sa určuje zloženie účastníkov stretnutí oprávnených riešiť konkrétne problémy. Preto musí byť na schôdzi kvórum, ktoré zabezpečí legitimitu rozhodnutí prijatých na nej. Pred začiatkom stretnutia musí byť vyplnený registračný zoznam účastníkov. Ak je uznášaniaschopné, potom sa schôdza môže začať.
Krok 3
Moderátor schôdze by ju mal otvoriť úvodným príhovorom, uviesť tému a uviesť zoznam problémov, ktoré je potrebné vyriešiť, a ukončiť schôdzu so zhrnutím jej výsledku. Má právo dať slovo ďalšiemu rečníkovi, dať hlasovať o otázkach a oznámiť prijaté rozhodnutia. Je tiež povinný udržiavať poriadok počas konania schôdze a vydávať príkazy o poradí jej konania.
Krok 4
Nesporným právom moderátora je tiež ukončenie nahrávania tých, ktorí chcú hovoriť, čím sa obmedzí čas ich prejavu a počet prejavov k tej istej otázke. Ak dôjde k porušeniu poriadku a pravidiel schôdze, moderátor môže prerušiť alebo ukončiť debatu a ukončiť alebo prerušiť schôdzu.
Krok 5
Počas stretnutia musí moderátor zabezpečiť vypracovanie protokolu, ktorý je vypracovaný v priebehu a výsledkoch tejto manažérskej činnosti. Protokol je určený na dokumentáciu a formalizáciu kolegiálnej diskusie o otázkach a rozhodnutiach.
