V niektorých organizáciách niekedy nastane čas, keď hlavný účtovník z nejakého dôvodu odíde. Potom manažér prijme nového. Nový zamestnanec musí samozrejme pred nástupom do práce dokumenty prijať. Poradie tohto postupu nie je nikde stanovené, je však potrebné postupovať opatrne. Ako môžete prijať dokumentáciu bez toho, aby ste si ublížili?
Inštrukcie
Krok 1
Najskôr musíte získať informácie o tom, kto dokumenty odovzdá. Existujú prípady, keď hlavný účtovník už nie je na pracovisku, potom bude musieť všetko odobrať vedúci alebo zástupca vedúceho účtovníka. V prípade neprítomnosti predtým pracujúceho zamestnanca máte právo nepodpísať preberací list. Je zložený v akejkoľvek podobe.
Krok 2
Potom musí vedúci podniku vydať príkaz na vymenovanie nového vedúceho účtovníka. V objednávke by malo byť uvedené aj to, od kedy sa ujmete funkcie hlavného účtovníka, napríklad budete mať právo podpisovať atď.
Krok 3
Musíte sa tiež oboznámiť s údajmi v počítači, porovnať niektoré z nich s papierovými nosičmi, napríklad s predajnou knihou. Potom si ujasnite, ktoré údaje by ste mali zadať.
Krok 4
Niekedy sa stáva, že v základni počítača sú nejaké údaje, ktoré sú však na papieri úplne odlišné. Zostatok je úplne zostavený zo „stropu“. V takom prípade musí byť toto všetko prediskutované s manažérom, pretože obnova základne je časovo veľmi náročný a nákladný proces. Súhlasil by váš šéf s tým, že vám za to zaplatí bonus? V každom prípade je potrebné upozorniť na možné problémy s daňovými úradmi, inak na vás môžu lietať všetky „veľké parochne“.
Krok 5
Vynikajúcim riešením by bolo, ak by predtým, ako hlavný účtovník skončí, prešiel auditom, ale manažéri sa s jeho vykonaním spravidla neponáhľajú.
Krok 6
Dokumentom, ktorý sa používa pri odovzdávaní prípadov, je akt prijatia a odovzdania. Zaznamenáva všetky názvy dokumentov, počet priečinkov, registrov, časopisov, stav databázy v počítači a ďalšie.
Krok 7
Ak je kampaň veľká a má celý tím účtovníkov, je nevhodné prenášať úplne všetky dokumenty, napríklad ak existuje účtovník, ktorý sa zaoberá iba platmi, potom sa neoplatí prenášať platobné doklady.
Krok 8
Povinnosťou hlavného účtovníka je viesť riadiace, daňové a účtovné záznamy, podávať správy. Z toho vyplýva, že je potrebné preniesť iba tie dokumenty, za ktoré zodpovedá hlavný účtovník. Pre vlastnú pohodu sa samozrejme môžete oboznámiť takpovediac s inými dokumentmi.
Krok 9
Mali by ste sa tiež určite oboznámiť s údržbou peňažnej základne, to znamená skontrolovať údaje, skontrolovať, či sú k dispozícii, a pozrieť si stav šekovej knižky, bežného účtu. Pokladník musí okrem účtovníkov podpísať akt o prijatí a zaslaní dokumentov o peňažných transakciách.
Krok 10
Musia byť akceptované všetky dokumenty za posledných 5 rokov. V prípade, že organizácia nevykonávala kontrolu na mieste 3 roky, je potrebné mimoriadne starostlivo skontrolovať dokumenty týkajúce sa tohto obdobia. Ak sa vyskytnú chyby, opravte ich, ak je to potrebné, odošlite aktualizované vyhlásenia. Toto všetko však urobte tak, že o situácii upovedomíte vedúceho organizácie.
