Výpis z pracovnej knihy vyhotovuje zamestnanec personálnej služby organizácie na základe písomnej žiadosti zamestnanca do troch pracovných dní. Toto ustanovenie je zakotvené v čl. 62 Zákonníka práce Ruskej federácie, ako aj článok 7 Pravidiel pre vedenie a ukladanie pracovných kníh, vytváranie formulárov pracovných kníh a poskytovanie zamestnávateľom s nimi, schválené vládou Ruskej federácie zo dňa 16. 16. 2003 č. 225 „O pracovných knihách“.
Výpis je vyhotovený na hlavičkovom papieri organizácie, ak existuje, a musí byť potvrdený podpisom hlavy a pečiatkou organizácie. Výňatok musí obsahovať informácie uvedené na titulnej strane, ako aj v častiach „Informácie o diele“a „Informácie o ocenení“. Výpis z pracovnej knihy sa poskytuje zamestnancovi bezplatne.
Pri osvedčovaní zhody výpisu s originálom pracovnej knihy sa pod požadovaným „podpisom“umiestni certifikačný nápis pozostávajúci z týchto prvkov: nápis „True“; postavenie osvedčujúcej osoby; osobný podpis osvedčujúcej osoby; dešifrovanie podpisu (iniciály, priezvisko); dátum uistenia. Organizácia môže použiť špeciálne vyrobenú pečať s textom „Správne. Inšpektor ľudských zdrojov _ “alebo iný podobný text. Ale aj keď je tu plomba, podpis certifikátora musí byť pripevnený ručne. Pečať a podpis povereného úradníka sú dôkazom správnosti výpisu z pracovnej knihy. Vyhlásenie obsahuje aj dátum vydania a je zaznamenané, že originálny dokument je v danom podniku, inštitúcii.
