V priebehu hospodárskej činnosti spoločností musia manažéri viesť účtovníctvo, čo je bez prípravy primárnej dokumentácie nemysliteľné. Niekedy existujú situácie, keď zamestnanec pri vypĺňaní formulárov robí chyby.
Inštrukcie
Krok 1
Pred vykonaním opráv v pôvodnom dokumente zistite, či je možné ich vôbec opraviť. Existujú niektoré formy, v ktorých sú opravy neprijateľné, napríklad bankové alebo hotovostné doklady. Taktiež nemôžete robiť zmeny v základných dokumentoch.
Krok 2
Ak chcete vykonať opravy v akomkoľvek primárnom doklade (napríklad nákladnom liste), znova skontrolujte opakované informácie. Nespoľahlivé údaje preškrtnite jedným riadkom, aby bolo možné prečítať nesprávne informácie.
Krok 3
Vedľa nepresných údajov doplňte správne informácie. Ďalej napíšte „Opravené na (vložte nový text)“, vložte dátum opravného záznamu. Nezabudnite uviesť pozíciu a údaje (priezvisko a iniciály) zamestnanca, ktorý zmeny vykonal. Musí k tomu vložiť aj podpis. Ďalej v dolnej časti je dokument opäť podpísaný osobami, ktoré vykonali zmeny.
Krok 4
Nikdy nerozmazávajte opravnou ceruzkou ani mazajte nepresné poznámky. Pamätajte, že dokument musí byť pripravený úhľadne a bez „nečistôt“.
Krok 5
Ak spozorujete chyby v pokladničnom doklade (pokladničný doklad, potvrdenka alebo iné), zničte tento formulár. Zrušte prísne formuláre na podávanie správ, to znamená prečiarknite všetky informácie veľkým riadkom a na vrchnú časť napíšte „Zrušené“. Takéto „nepotrebné“dokumenty ukladajte do archívu.
Krok 6
Ak chcete vykonať zmeny, zosúladte ich. Napríklad ak si všimnete nesprávny údaj vo faktúre, prediskutujte úpravy s protistranou, ktorej je tento dokument zaslaný. V takom prípade sa zmeny vykonajú v dvoch kópiách: v kópii, ktorú máte, a v kópii protistrany. Potvrďte zavedenie zmien pečiatkou organizácie.
