V súčasnosti sa žiadne vážne podnikanie nezaobíde bez obchodnej korešpondencie, takže zvládnutie jeho zručností je v modernej spoločnosti mimoriadne dôležité. Tieto zručnosti sú navyše potrebné nielen pre podnikateľov, ale aj pre bežných zamestnancov, ktorí si môžu dopisovať s partnermi spoločnosti.
Inštrukcie
Krok 1
Zamerajte sa na účel korešpondencie a toho sa držte v liste. K tomu je potrebné v prvom rade pochopiť, že akákoľvek komunikácia sleduje potrebu informovať partnera alebo jeho presvedčenie. V závislosti od konkrétnej situácie sa dá dôraz posunúť na jednu stranu.
Krok 2
Vytvorte pozitívny obchodný imidž v očiach partnera. V žiadnom prípade by sa tento krok nemal zanedbávať alebo sa k nemu malo pristupovať z nedbanlivosti, pretože formovaný postoj k odosielateľovi listu, aj po zbežnom prečítaní, zostane adresátovi dlho v pamäti. Obchodný imidž listu ovplyvňuje šesť hlavných kritérií, ako napríklad: správny výber predmetu listu, čas odpovede na list, správne osobné odvolanie, prejav vďaky za prečítanie listu, ukončenie listu na liste pozitívna poznámka a správny podpis odosielateľa.
Krok 3
V liste vytvorte lojálny prístup klienta k sebe alebo svojej spoločnosti. Podľa obchodníkov pochádza asi 80% ziskov spoločnosti od jej stálych zákazníkov, takže s ich požiadavkami treba zaobchádzať osobitne opatrne. Ak chcete zvýšiť lojalitu stálych zákazníkov, mali by ste v liste ovládať nasledujúce tri body: venovať pozornosť potrebám klienta, používať v texte listu slovnú zásobu adresáta a riadiť sa logikou adresáta. Iba tým, že sa odosielateľ priblíži k zákazníkovi, bude schopný plne uspokojiť jeho želania.
Krok 4
Rozdeľte písmeno na sémantické komponenty. V takom prípade to vyznie adresátovi presvedčivejšie. Existujú tri také komponenty: informácie o tom, čo odosielateľ ponúka, jasná správa o výhodách pre adresáta a presvedčivé argumenty na preukázanie hlavných bodov listu.
Krok 5
Štruktúrujte vety tak, aby zreteľne zodpovedali normám jazyka, v ktorom sú napísané. Táto pravopisná vlastnosť ovplyvňuje vnímanie informácií človekom. Zoraďte členov vety v najjednoduchšom prijatom poradí pre konkrétny jazyk. Samotné vety by mali byť stručné a ľahko zrozumiteľné. Medzi odsekmi umiestnite ďalšie medzery, aby čitateľ ľahšie porozumel informáciám.
