Analytická poznámka je špeciálny typ servisnej dokumentácie. Jeho hlavným cieľom je upriamiť pozornosť manažéra na konkrétny problém. Obsahuje návrhy na prekonanie krízovej situácie, vymenúva hlavné smery a etapy činnosti. Politická poznámka by sa nemala zamieňať s analytickou správou. Prvý načrtáva vyhliadky na vývoj udalostí, druhý hodnotí výsledky prijatých opatrení. Každá organizácia má svoje vlastné požiadavky na prípravu interných dokumentov. Akákoľvek analytická poznámka však obsahuje také časti ako úvod, hlavná časť, záver, prílohy.
Inštrukcie
Krok 1
Úvod
V tejto časti dokumentu k zásadám by ste mali poukázať na dôležitosť problému, ktorý kontaktujete so svojím manažérom. Jasne uveďte dôvody vášho znepokojenia, vyhodnotte škodu, ktorú organizácia dostala. Uveďte zdroje informácií a metódy analýzy, ktoré ste použili. Stanovte si lehoty na vyriešenie problému.
Povedzme napríklad, že ste vedúcim reklamného priestoru pre časopis. Za posledné tri mesiace sa objem predanej reklamy postupne znižoval, aj keď vaši zamestnanci usilovne pracujú. Chápete, aký je dôvod, ale nemôžete vyriešiť situáciu sami.
V úvode analytickej poznámky napíšte, že ste zistili pokles tržieb, vykonali analýzu situácie (skontrolovali plány a správy oddelenia, porozprávali sa s každým zamestnancom, zorganizovali interné stretnutie), vypracovali konkrétne nápady, ktoré odošlete správcovi na schválenie.
Krok 2
Hlavná časť
Tu musíte čo najpodrobnejšie zvážiť všetky aspekty problému a navrhnúť riešenie každého z nich.
Podsekcie v texte zvýraznite podľa počtu viet a smerujte ich krátko, ale zreteľne. V každej z nich najskôr uveďte negatívnu stránku, potom skutočnú podstatu zmien, ako aj odhadované materiálno-technické náklady a rozdelenie zodpovedností medzi zamestnancov.
Zoraďte vety podľa dôležitosti alebo v chronologickom poradí.
Uveďte čo najviac podrobností. To vám ukáže vysoký stupeň zodpovednosti za situáciu a vypracovanie problému. Uveďte argumenty a podporné výpočty. Tu môžete tiež odkázať na pozitívne skúsenosti známe v tejto oblasti.
Na zvýšenie objektivity analytickej poznámky poskytnite údaje (informácie, informácie) získané z iných štruktúrnych členení organizácie.
Vo vyššie uvedenom príklade môže byť hlavná časť Sprievodcu zásadami návrh novej tematickej položky „Domáce spotrebiče“. Pre túto kategóriu sa nájdu dlhodobí inzerenti. Plánuje sa zapojiť interných novinárov do tvorby reklamných a informačných textov.
Možno tiež navrhnúť pridelenie služobného automobilu zamestnancom oddelenia k návšteve vzdialených kancelárií klientov, čo zníži stratu pracovného času a cestovné náklady. Túto prácu by mali potvrdiť výpočty získané na účtovnom oddelení.
Krok 3
Záver
Uveďte hlavné zistenia pre každý pododdiel hlavného orgánu. Snažte sa však vyhnúť sa priamemu opakovaniu hlavného textu. Zároveň dbajte na to, aby sa vety, ktoré nie sú uvedené v hlavnej časti, náhle neobjavili v texte záveru.
Buďte struční, ale presvedčiví. Jeden záver nemôže byť v rozpore s druhým. A všetky z nich by mali byť logické a obsahovať pozitívnu predpoveď na najbližšie obdobie.
Záverečná časť už uvažovaného príkladu bude obsahovať záver o vplyve novej kategórie na zvýšenie predaja reklamy. Predpovedané čísla môžu vyzerať takto: plánuje sa prilákať 5 inzerentov na obdobie 6 mesiacov s rozpočtom 50 tisíc rubľov.
Krok 4
Aplikácie
Dodatočné materiály zhromaždené v špeciálnej časti zvýšia spoľahlivosť vašich vyhlásení a ilustrujú poskytnuté informácie. Do aplikácie môžete umiestniť tabuľky, grafy, diagramy a ďalší vizuálny materiál.
