Každý podnik uzatvára zmluvy (práce, dodávky, nákup tovaru). Spravidla sú uložené v archívoch. Pre pohodlie pri používaní týchto dokumentov a pre elimináciu dôvodu ich straty sa tieto dokumenty zaznamenávajú. Zriaďuje sa osobitný denník, v ktorom sa zaznamenávajú podrobnosti zmlúv, dodatkových dohôd k nim a tiež sa ustanovuje chronológia ich pohybu.
Je to nevyhnutné
- - denník pre účtovníctvo zmlúv v papierovej podobe;
- - softvérový produkt na účtovanie zmlúv;
- - firemné dokumenty.
Inštrukcie
Krok 1
Pre dokument o účtovaní zmlúv neexistuje jednotný formulár. Môžete si ho však vyvinúť sami alebo si môžete kúpiť špeciálny softvérový produkt určený na ukladanie informácií o zmluvách. Prvá možnosť je ale zadarmo, prestaňte s tým, ak nepotrebujete ďalšie náklady.
Krok 2
Názov dokumentu si zapíšte na titulnú stranu účtovného denníka zmluvy. Zadajte názov svojej spoločnosti. Ak je spoločnosť dostatočne veľká, je vhodné mať samostatný zásobník pre každú konštrukčnú jednotku. V takom prípade napíšte názov oddelenia. Zadajte dátum, kedy bol dokument uložený, osobné údaje, postavenie osoby zodpovednej za vedenie denníka. Spravidla ide o personálneho referenta, ktorý uzatvára zmluvy s personálom, zamestnanca právneho oddelenia, ktorý sa zaoberá uzatváraním zmlúv s protistranami.
Krok 3
Názov dokumentu si zapíšte na titulnú stranu účtovného denníka zmluvy. Zadajte názov svojej spoločnosti. Ak je spoločnosť dostatočne veľká, je vhodné mať samostatný zásobník pre každú konštrukčnú jednotku. V takom prípade napíšte názov oddelenia. Zadajte dátum, kedy bol dokument uložený, osobné údaje, postavenie osoby zodpovednej za vedenie denníka. Spravidla ide o personálneho referenta, ktorý uzatvára zmluvy s personálom, zamestnanca právneho oddelenia, ktorý sa zaoberá uzatváraním zmlúv s protistranami.
Krok 4
Vytvorte osem grafov pomocou tabuľky. Tlač na papier. Do prvého stĺpca denníka zadajte poradové číslo zmluvy, do druhého - číslo dokumentu, ktorý mu bol na konci pridelený. Do tretieho a štvrtého stĺpca účtovného denníka zmluvy zapíšte dátum začatia, dátum skončenia platnosti dokumentu. V piatom stĺpci uveďte predmet zákazky. Napríklad na dodávku komponentov.
Krok 5
V šiestom stĺpci zadajte meno protistrany (dodávateľ, kupujúci), zamestnanec (pri zohľadnení pracovných zmlúv s personálom). Do siedmeho stĺpca denníka napíšte, v ktorom priečinku sa zmluva nachádza (adresárom je spravidla pridelené číslo v archívoch), označte umiestnenie priečinka. V ôsmom stĺpci pripevnite podpis osoby zodpovednej za uchovávanie dokumentov (s uvedením jej priezviska, iniciál). Pri zmene zamestnanca spíšte akt prevodu zmlúv, denník pre svoje účtovníctvo.
Krok 6
Ak sa vám zdá nepohodlné manuálne sledovať zmluvy, objednajte si vývoj softvérového produktu alebo si kúpte hotový program. Môže to stáť nejaké peniaze, ale v elektronickej podobe má takýto časopis určité výhody. Napríklad pri registrácii zmluvy môžete určiť cestu k dokumentu v počítači.
