Príprava verejných nefinančných správ je relatívne novým trendom v sociálne zameranom ruskom podnikaní. Verejná správa spoločnosti nemá veľa spoločného s interným systémom podávania správ a zásadne sa líši od účtovnej analýzy, preto má proces prípravy dokumentu svoje vlastné základné črty.
Transparentnosť obchodných informácií
Verejné správy prichádzali do domáceho podnikania zo Západu, kde sa celé desaťročia využívali ako mechanizmus na vytváranie informačnej transparentnosti v činnosti organizácií. V Spojených štátoch a Európe spravidla všetky veľké spoločnosti každoročne zverejňujú správy o trvalo udržateľnom rozvoji, v ktorých poskytujú informácie o sociálnej zložke svojej práce a opatreniach na ochranu životného prostredia.
Najčastejšie takéto správy pripravujú neťažobné, priemyselné a výrobné podniky z veľkého trhového segmentu. V dokumentoch si spolu s ročnými objemami výroby všímajú, aké výhody priniesli spoločnosti. Verejné správy teda pozostávajú hlavne z výsledkov charitatívnych aktivít organizácie, dodržiavania environmentálnych právnych predpisov, účasti na rozvoji občianskej spoločnosti a podpory sociálnych iniciatív.
Trend posledných rokov naznačuje nárast záujmu stredných a dokonca aj malých podnikateľov o prípravu verejných správ, čo naznačuje užitočnosť tohto mechanizmu na dosiahnutie podnikových cieľov. Malí účastníci trhu si vytvorili pochopenie, že informácie o sponzorstve pre športové kluby a sponzorstve nad umeleckou školou, aj keď s nízkymi finančnými nákladmi, sa určite musia dostať na verejnosť.
Hlavnými adresátmi verejných správ sú:
- široké spektrum verejnosti - spotrebiteľov služieb a tovaru, populácia v regióne, kde spoločnosť pôsobí;
- obchodní partneri - zakladatelia spoločností, členovia predstavenstva, zástupcovia zákazníckych služieb, dodávatelia alebo dokonca konkurenčné organizácie;
- masové médiá;
- zamestnanci spoločnosti.
Verejná správa je dokument upravený pre širokú škálu zainteresovaných strán, ktorý ovplyvňuje štýl písania, grafický dizajn a výber informácií na odoslanie.
Výber informácií
Zhromažďovanie informácií pre verejné podávanie správ pokračuje. Najlepšou možnosťou je prideliť na vykonávanie tejto práce samostatnú personálnu jednotku. Medzi povinnosti zamestnanca v tomto prípade patrí systematické zhromažďovanie informácií zo všetkých štruktúrnych útvarov podniku podľa overených kritérií.
Takéto informačné bloky by mali obsahovať všetky informácie o implementácii sociálnych projektov, menovite: stretnutia s predstaviteľmi vlády, spotrebiteľmi, práce na odvolaniach občanov, charitatívne akcie atď.
Ako je často uvedené v metodických materiáloch na prípravu správ, samotný proces zhromažďovania informácií vedie spoločnosti k potrebe zvýšiť charitatívnu podporu, vytvárať nové sociálne projekty, vyhlasovať granty atď.
Veľké podniky spravidla nevymýšľajú svoje vlastné „recepty“na prípravu verejných správ, ale používajú GOST ISO 26000 „Pokyny pre spoločenskú zodpovednosť“, ktoré zoskupujú všetky základné ciele tvorby verejných dokumentov.
Predkladanie informácií
Dôležitým kritériom pre kvalitnú verejnú správu je dostupnosť vnímania pre široký okruh ľudí. Takéto dokumenty by mali byť zrozumiteľné takmer každej zainteresovanej osobe, slúžiť ako spoľahlivý zdroj informácií a nevyžadovať od spoločnosti ďalšie vysvetlenie.
Verejné správy majú často veľké množstvo grafov, tabuliek a tabuliek, čo zjednodušuje prezentáciu informácií. Fotografie sú tiež dôležitou súčasťou kvalitnej verejnej správy.
Prax ukazuje, že usporiadanie verejnej správy by malo viesť skôr k brožúre ako k dokumentárnej prezentácii. Verejná správa má najčastejšie horizontálny formát.
Štruktúra dokumentu obsahuje titulnú stranu, obsah, úvod, ktorý môže byť nahradený uvítacím príhovorom vedúceho organizácie, hlavnú časť, záver a terminologický slovník. Abecedný index tiež uľahčí navigáciu v dokumente, ale kvôli dĺžke ho možno vynechať.
Distribúcia verejnej správy
Vytlačená verejná správa je určená na zaslanie kľúčovým adresátom - zakladateľom, ako aj obchodným partnerom. V elektronickej podobe sa verejná správa zverejňuje na oficiálnych webových stránkach a zasiela zástupcom médií.
Na informovanie zamestnancov organizácie sa divíziám organizácie zasiela elektronická verzia verejnej správy.
