V ére veľkého množstva aplikácií na vytváranie zoznamov úloh stále veľa ľudí uprednostňuje papierovú verziu takýchto zoznamov úloh, ale spravidla čelia množstvu problémov v súvislosti so správnym formulovaním úloh.
Keď si ľudia robia ďalší zoznam vecí, ktoré môžu robiť počas dňa, čelia dvom problémom. V prvom prípade popisujú úlohu veľmi stručne, pričom vynechávajú dokonca aj potrebné podrobnosti. V druhom prípade sa ukáže, že popis je zbytočne podrobný, plný detailov, ale samotná podstata úlohy uniká. Ako teda nájsť rovnováhu medzi stručnosťou a efektívnym informačným obsahom?
Najjednoduchšie je zostaviť zadanie, akoby ste ho písali nie pre seba, ale pre niekoho, koho poznáte. Opis by mal byť primerane krátky a zrozumiteľný. Pri stanovovaní úlohy sme boli úplne opantaní myšlienkami súvisiacimi s touto úlohou a v dôsledku príliš podrobného alebo príliš krátkeho popisu sa pre nás stáva význam neprístupným - koniec koncov, zabúdame takmer na všetko, na čo sme na konci mysleli čas stanovenia úlohy. Premýšľanie o delegovaní úloh vám umožňuje vyriešiť tento problém.
Začnite trénovať správne nastavenie problému už teraz. Predstavte si úlohu, ktorú musíte zajtra splniť, a zapíšte si ju, aby niekto iný okamžite pochopil, o čo ide. Vyhlásenie o probléme by malo byť jasné, výstižné a malo by obsahovať iba nevyhnutné podrobnosti, ktoré sú nevyhnutné - všetko ostatné možno zanedbať. Určitá variabilita úlohy vám navyše umožní, aby ste sa necítili pripútaní k rigidnému rámcu, ktorý hrá dôležitú psychologickú úlohu.
