Naliehavo potrebujete dokument, ale nepamätáte si, kam ste ho vložili? Vneste do svojho kancelárskeho života poriadok, usporiadajte všetko do očíslovaných priečinkov - to vám uľahčí prácu.
V papieroch sme dali veci do poriadku
Ak existuje len málo dokumentov a týkajú sa jednej oblasti použitia, musia byť všetky uložené na jednom mieste, najlepšie v priečinku. Ale spravidla jeden priečinok nestačí, malo by ich byť niekoľko. Napríklad priečinok s podkladovými dokumentmi spoločnosti, s listami, so zmluvami s dodávateľmi atď.
S rozširovaním podniku sa zvyšuje počet priečinkov. Možno pre ne nebudete potrebovať jednu, ale niekoľko políc. A potom sa objavia zamestnanci, ktorí budú mať vlastný tok dokumentov a ich priečinky. To znamená, že prvým poriadkovým pravidlom je distribúcia dokumentov do tematických priečinkov, ktoré by mali byť na poličke.
Teraz priemysel vyrába horizontálne a vertikálne zásobníky. Sú veľmi praktické, zaberajú málo miesta, dobre sa zmestia na stôl a umožňujú mať po ruke všetky základné a často používané dokumenty bez nutnosti nákupu nového nábytku.
Register
Ak je veľa dokumentov, môžete pre ne vytvoriť osobitný register (registračný denník) alebo niekoľko. Napríklad denníky prichádzajúcej a odchádzajúcej dokumentácie. Obsahujú dátum registrácie a číslo prichádzajúceho (odchádzajúceho) dokumentu, jeho stručný obsah a / alebo názov a miesto, kde je dokument odoslaný (na ktoré oddelenie, ktorému úradníkovi bol odovzdaný, v akom priečinku je umiestnený atď.)).
Pokiaľ ide o časť alebo všetky priečinky, ak existuje veľa dokumentov a veľa podobných priečinkov (v tomto význame), možno budete potrebovať register dokumentov v každom priečinku, to znamená ich zoznam, ktorý je vnorený alebo nejako pripojený k priečinku. v strede priečinka. Každému dokumentu je možné priradiť číslo (ak tam predtým nebolo) alebo uviesť vlastné. Potom nebudete musieť listovať vo všetkých dokumentoch, stačí sa pozrieť na ich zoznam a potom získať potrebné číslo.
Umiestnite dokumenty do príslušných priečinkov, zásobníkov a políc, spustite ich včas a všetko nájdete rýchlo a ľahko.
Udržiavanie poriadku na pracovisku
Pracovisko musí byť udržiavané v poriadku. Pokúste sa vyčistiť stôl každý deň alebo aspoň raz za niekoľko dní. Potrebné dokumenty môžete nechať na stole, zvyšok odložiť do priečinkov, na podnosy a police a ak ste ich niekomu zobrali, potom ich vráťte. Iba ak to dáte, je lepšie si dobre zapamätať, kto, alebo si to dokonca zapísať.
A nakoniec. Osoba, ktorej doklady sú vždy na mieste, ľahko sa nájdu a privezú včas, vždy v dobrom stave s príslušnými orgánmi. Z celého srdca vám to prajeme.
