Správne organizovaná kancelárska práca je jednou zo zložiek úspešnej práce každého (aj malého) podniku. Prvý dojem z obchodných partnerov skutočne závisí od spôsobu vyhotovenia hlavných dokumentov (objednávky, pokyny, listy, atď.). Je tiež dôležité, ako rýchlo prechádzajú toky prichádzajúcej, odchádzajúcej a internej dokumentácie.
Inštrukcie
Krok 1
Za pracovný tok v podniku by mal byť zodpovedný konkrétny zamestnanec. Ak podnik nie je veľký, je to sekretár, pomocný sekretár. Ak organizácia obsahuje viac ako jeden pododdiel (najmä ak majú odlišné územné rozmiestnenie), organizuje sa služba predškolských vzdelávacích inštitúcií (dokumentačná podpora riadenia).
Sú to tí, ktorí vypracúvajú pokyny spoločnosti pre prácu v kancelárii, revidujú ich a robia zmeny. Pri príprave dokumentu môžete vychádzať z „Pravidiel kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch“.
Krok 2
Toto je dôležitá, rozhodujúca etapa, pretože po schválení pokynov pre kancelársku prácu musia dokumenty v podniku zodpovedať určitému štýlu:
- umiestnenie detailov (pozdĺžne, uhlové);
- firemné písmo;
- formát (veľkosť papiera, zarážky).
Okrem vzorových formulárov podniku by pokyny mali odrážať také problémy, ako je organizácia registrácie prichádzajúcich / odchádzajúcich dokladov; organizácia kontroly výkonu dokumentov a prijatých rozhodnutí; príprava a prenos dokumentov do archívu a pod.
Krok 3
Tvorba priečinkov, do ktorých sa ukladajú dokumenty určitého subjektu, by sa mala vykonávať v súlade s nomenklatúrou prípadov. Vyvinula ho osoba zodpovedná za vedenie záznamov na základe „Zoznamu štandardných riadiacich dokumentov vytvorených pri činnostiach organizácie s uvedením času uloženia“.
Krok 4
Vzhľadom na to, že práca na vývoji nomenklatúry prípadov je rozsiahla, vyžaduje rozsiahle znalosti, je správnejšie organizovať prácu na nej so zapojením zástupcov jednotlivých útvarov a útvarov. Vypracúvajú zoznamy prípadov (s uvedením období skladovania), ktoré sa tvoria v službe alebo na oddelení, a predškolská vzdelávacia inštitúcia robí pre podnik súhrnnú nomenklatúru prípadov.
Krok 5
Na uľahčenie práce s dokumentmi čoraz viac podnikov využíva elektronický systém správy dokumentov (EDMS). Je možné zvoliť efektívne fungujúci EDMS pre akýkoľvek podnik (s počtom zamestnancov 7 alebo 2000). Najefektívnejšie z hľadiska pomeru cena / kvalita sú dnes systémy ako „Delo“, „EVFRAT-Document Management“.
Ale aj keď váš podnik ešte nedokáže kúpiť EDMS, zachránia sa ho štandardné programy balíka Microsoft Office. Pomocou obvyklých prostriedkov Word, Excel, PowerPoint je celkom možné usporiadať návrh dokumentov v súlade s požiadavkami podnikovej identity, nastaviť elektronický tok dokumentov.
