V priebehu svojich výrobných činností vytvára každý podnik veľa dokumentov, ktoré musia byť uložené niekedy, niekedy dosť dlho. Preto je nevyhnutná organizácia archívu.
Inštrukcie
Krok 1
Vytvorte potrebné podmienky pre ukladanie dokumentov v archíve. V prvom rade musí byť miestnosť chránená pred priamym vplyvom slnečného žiarenia, úroveň vlhkosti vzduchu nesmie prekročiť prípustnú hladinu a musí byť uzavretý aj prístup neoprávneným osobám.
Krok 2
Upozorňujeme, že podľa požiadaviek na priestory archívu nie je jeho umiestnenie povolené v drevených budovách, schátraných budovách, budovách s vlhkými základmi, podkroviach alebo suterénoch. Zároveň by mali byť priestory určené na ukladanie rôznych archívnych dokumentov v upravenej budove izolované od zvyšku priestorov, ktoré sa v tejto budove nachádzajú. Rovnako nie je dovolené umiestňovať archív do priestorov budovy, v ktorých sídlia služby verejného stravovania, organizácie skladujúce chemické alebo požiarne nebezpečné látky, sklady potravín.
Krok 3
Nájdite archív organizácie v budove prispôsobenej alebo špeciálne skonštruovanej na ukladanie záznamov. V súlade s požiarnou bezpečnosťou musí byť miestnosť odstránená z nebezpečných predmetov. Patria sem napríklad parkoviská, čerpacie stanice, garáže. V blízkosti priestorov archívu podniku by nemali byť žiadne predmety, ktoré znečisťujú ovzdušie.
Krok 4
Pri výbere miestnosti vhodnej na usporiadanie archívu nezabudnite, že pre normálnu prevádzku archívu je potrebných niekoľko samostatných miestností: archívne úložisko; miestnosť na príjem dokumentov; priestory na používanie uložených dokumentov; pracovná miestnosť pre zamestnancov archívu.
Krok 5
Presuňte archívny sklad mimo laboratória, domácnosti a priemyselných priestorov. Zároveň dávajte pozor na to, že nemá spoločné vetracie kanály a je oddelený od susedných miestností pomocou ohňovzdorných stien a stropov s limitom požiarnej odolnosti najmenej dve hodiny. Rovnako v archívnej miestnosti je vylúčené kladenie kanalizačného a vodovodného potrubia.
Krok 6
Vypracovať pre organizáciu ukladania „Predpisy o ukladaní dokumentov“a schváliť ju s hlavou. Okrem toho by sa na základe príkazu vedúceho mala ustanoviť osoba, ktorá bude zodpovedná za archív. Vytvára sa tiež špeciálna odborná komisia, ktorá bude pravidelne vykonávať kontroly dokumentov z hľadiska dodržiavania lehôt.
