Prevod akýchkoľvek dokumentov do archívu upravuje federálny zákon č. 125-F3 „O archívnych veciach v Ruskej federácii“. Dokumenty musia byť pripravené, popísané, archivované a očíslované. Toto musí byť urobené do 12 mesiacov od dátumu uzavretia prípadu.
Nevyhnutné
- - priečinok;
- - spojivo;
- - jednoduchá ceruzka;
- - dokumentárny súpis;
- - previesť inventár.
Inštrukcie
Krok 1
Ak chcete preniesť dokumenty do archívu, usporiadajte ich podľa poradia. Poradie hniezdenia musí byť v chronologickom poradí. Napríklad, ak predkladáte trestnú vec, bude prvá stránka kópiou súdneho príkazu, druhou bude predbežné rozhodnutie a následným bude vyšetrovanie prípadu počnúc jeho dokončením. Ak prenášate dokumenty z personálneho oddelenia do archívu, potom je prvý hárok žiadosť o prepustenie, druhý je príkaz na prepustenie, tretí sú všetky dokumenty v poradí podľa dátumu od konca.
Krok 2
Očíslovajte všetky listy začínajúce sa číslom jedna v poradí rozloženia. Číslovanie robte jednoduchou ceruzkou, ale zreteľne. Spravte si súpis dokumentov, na konci napíšte, koľko čísel a stránok ste dostali, vložte svoj podpis, dátum, kedy bol inventár zostavený, pečať organizácie, podpis hlavy.
Krok 3
Všetky listy pripevnite spojivom, zhora pripevnite inventár. Do priečinka vložte písmenový kód podľa priezviska občana, ktorým ste prípad preniesli, a rok, v ktorom boli dokumenty odovzdané do archívu. Rovnaký by mal byť rok, v ktorom sa prípad skončil.
Krok 4
Vytvorte osobitný priečinok pre každý prípad alebo vložte všetky prípady v jednom roku do jedného veľkého priečinka a na kód a písmenový kód urobte všeobecný nápis, to znamená, že iba prípady tých občanov, ktorých priezvisko sa začína rovnakým písmenom, môžu vložiť do jedného priečinka. Ak ale dokončujete viac dokumentov v jednom veľkom priečinku, potom by počet bežných listov nemal byť väčší ako 250.
Krok 5
Pred prenosom prípadov do archívu vyhotovte inventár prenosu. Prvý stĺpec inventára je určený na zadanie poradových čísel všetkých prípadov, druhý pre indexy nomenklatúry. Do tretieho stĺpca zadajte názov všetkých nadpisov, do štvrtého - dátum prevodu, do piateho - počet hárkov, do šiesteho - ustanovené doby uchovávania prípadu v archíve, do siedmeho stĺpca, zadajte všetky dodatky a poznámky. Najčastejšie sa siedmy stĺpec vypĺňa, ak v dokumentoch z nejakých dôvodov chýbajú hárky, alebo ak ste ich okamžite nesprávne zadali do inventára dokladov a vykonali zmeny.
