Správne papierovanie je neoddeliteľnou súčasťou správneho papierovania. Aktuálny stav kancelárskej práce je taký, že na úplné zvládnutie všetkých jemností manipulácie s dokumentmi je potrebné absolvovať špeciálne kurzy, pričom sa zohľadní skutočnosť, že dokumenty sú rozdelené do mnohých rôznych typov.
Inštrukcie
Krok 1
Napríklad kancelárska práca, personálne oddelenie podniku, sa môže výrazne líšiť od účtovníctva a riadenia.
Každé oddelenie podniku má teda svoj vlastný obrat dokumentácie, a preto sa registrácia týchto dokumentov predkladá s osobitnými pravidlami pre registráciu a účtovníctvo.
Krok 2
Účtovný systém je koncipovaný tak, že časť dokumentov spoločnosti musí byť vypracovaná v súlade so schválenými GOST a časť, ktorá je vo voľnom obehu, je zostavená podľa uváženia vedenia spoločnosti.
Krok 3
Všetky dokumenty prijaté podnikom sú evidované v osobitnom denníku došlej korešpondencie, dokumentu je pridelené určité číslo (poradové číslo), potom je adresované vedeniu podniku, ktoré rozhodne o jeho ďalšom osude. Ak dokument obsahuje konkrétne požiadavky, má informačný charakter, potom sa zasiela s hlavnými vízami konkrétnej osobe, a to buď na účely vykonania, alebo pre informáciu. Ak je vykonanie nevyhnutné, má vedúci potvrdením dokumentu právo určiť lehotu na jeho vykonanie, nie však kratšiu ako je predpísané samotným dokumentom. Dodávateľ dostane dokument a podpíše sa do denníka došlej korešpondencie na jeho prijatie.
Krok 4
Odchádzajúce doklady sa tiež zaznamenávajú do špeciálneho denníka odchádzajúcich dokladov s pridelením poradového čísla.
Krok 5
Spravidla sa všetka dokumentácia delí na dokumenty vnútorného obehu a dokumenty vonkajšieho obehu, preto sa vo výrobe pre prichádzajúce doklady zapisujú dva registračné denníky a pre odchádzajúce doklady dva.
Krok 6
Takýto účtovný systém umožňuje kontrolovať prepravu dokumentov, a to mimo podniku aj v ňom, ako aj kontrolovať vykonávanie.
Krok 7
Doklady týkajúce sa činnosti podniku, napríklad objednávky zamestnancov, všeobecné objednávky sa evidujú a zaznamenávajú osobitne. Mnoho veľkých podnikov vo všeobecnosti uplatňuje systém samostatného účtovníctva dokumentov týkajúcich sa konkrétnych oddelení a služieb, najmä ak má každé oddelenie zodpovednú osobu zapojenú do kancelárskej práce.
