Moderná prax zmluvných vzťahov medzi právnickými osobami ukazuje, že väčšina občianskoprávnych zmlúv medzi nimi obsahuje podmienky povinného predsúdneho riešenia sporov prihlasovaním sporov.
Reklamačný postup na riešenie sporov spočíva v zaslaní reklamácie protistrane s uvedením časového rámca na jej zváženie. V stanovenej lehote musí druhá strana zmluvy zaslať autorovi reklamácie odôvodnenú odpoveď, ktorá môže byť pozitívna alebo negatívna.
V prípade nesúhlasu s požiadavkami uvedenými v žiadosti musíte odôvodniť svoje odmietnutie vyhovieť im.
Odpoveď na žiadosť je adresovaná osobe, ktorá ju podpísala, zvyčajne je to vedúci organizácie, takže je najlepšie začať žiadosť s oficiálnym odvolaním na neho, napríklad „Vážený Ivan Ivanovič!“
V texte odpovede je potrebné odkázať na samotný nárok, jeho počet, dátum, stručne uviesť jeho podstatu, aby bolo okamžite jasné, o čo ide. Napríklad: „Na základe výsledkov posúdenia žiadosti o inkaso úrokov za použitie cudzích finančných prostriedkov vo výške 50 000 rubľov. zo dňa 26.12.2013, ref. Č. 575657 z dôvodu omeškania so splácaním podľa nájomnej zmluvy zo dňa 12. augusta 2013 č. 565665, informujem vás, že tento nárok môže byť zamietnutý z nasledujúcich dôvodov. “
Nasleduje dôvod zamietnutia. Môže ísť napríklad o porušenie podmienok dohody autorom sťažnosti: „Podľa časti 1 dohody sa nájomné platí na základe kompletného súboru primárnych dokumentov (osvedčenie o ukončení, faktúra), ktorú prenajímateľ poskytne najneskôr do 5. (piateho) dňa v mesiaci nasledujúcom po vykazujúcom. Doklady k platbe ste však zaslali v rozpore so stanovenou lehotou, v súvislosti s ktorou je hromadenie úrokov za použitie cudzích finančných prostriedkov v tomto prípade nezákonné. ““
Odpoveď na reklamáciu podpisuje oprávnená osoba s pripojeným príslušným plnomocenstvom.
