Pri čítaní novín a časopisov často nájdete zaujímavé články s jasnými titulkami, ktoré informujú čitateľov o rôznych udalostiach. Nazývajú sa tlačové správy a majú svoje vlastné charakteristické črty.
Tlačová správa je najbežnejšou formou šírenia informácií o PR. PR špecialisti ju používajú na zverejnenie dôležitých a relevantných informácií o organizácii a udalostiach s ňou spojených.
Tlačové správy majú niekoľko typov. Oznámenie tlačovej správy obsahuje informácie o udalosti, ktorá sa uskutoční v blízkej budúcnosti. Ak bude zaslaná včas, zabezpečí sa na nej prítomnosť tlače. Novinky v tlačovej správe informujú o udalosti, ktorá sa už stala. Tu sú pridané stručné komentáre zainteresovaných alebo zúčastnených osôb. A konečne informačná tlačová správa varuje pred prebiehajúcou a nedokončenou udalosťou. Obsahuje správu o aktuálnom stave veci na mieste udalosti alebo o jej novom vývoji, z čoho vyplýva, že verejnosť už vie o hlavných správach.
Text je zvyčajne o jednej vytlačenej strane a sleduje logický reťazec: Kto? Čo? Kedy? Kde? Prečo? Ako? Úvodná veta materiálu by mala zodpovedať prvé štyri otázky. Neodporúča sa začínať otázkou „Kedy?“Objasnenie a doplnenie týchto odpovedí je uvedené v nasledujúcich vetách. Druhý odsek môže obsahovať informácie na zodpovedanie otázok „Prečo?“a „Ako?“označujúce spojenie s minulými alebo budúcimi udalosťami. Dôležitou súčasťou tlačovej správy je nadpis, ktorý novinár zostavuje podľa témy textu. Nadpis by mal byť dostatočne jasný, aby zaujal každého, kto si ho prečíta. Väčšina veľkých organizácií má špeciálne formy písania tlačových správ.
Technická stránka textu je rovnako dôležitá ako jeho obsah. Logo spoločnosti musí byť umiestnené v hornej časti stránky. Ďalej sú uvedené kontaktné informácie a adresa organizácie. Neodporúča sa používať písmo väčšie ako 14 a menšie ako 12 bodov.
