Primárna účtovná dokumentácia podniku obsahuje informácie o všetkých obchodných transakciách, pohybe peňazí, výpočte a platbe miezd a platení daní. Na základe týchto dokumentov sa vedú záznamy, preto strata čo i len jedného dokumentu skresľuje účtovnú závierku a predstavuje porušenie zákona. Podľa čl. 17 zákona „o účtovníctve“musia podniky nezávisle zabezpečiť bezpečnosť účtovných dokladov.
Inštrukcie
Krok 1
Zákon definuje dobu uchovávania primárnych účtovných dokladov na 5 rokov, zatiaľ čo daňový zákon Ruskej federácie obmedzuje dobu uchovávania na 4 roky. Aby ste sa vyhli sankciám ustanoveným v správnom poriadku (čl. 15.11), mali by ste stále dodržiavať dlhšie lehoty stanovené zákonom. Okrem toho existuje zoznam schválený uznesením Rosarkhivu zo 6. októbra 2000. Podľa neho by sa doba skladovania mala určovať podľa typu každého konkrétneho dokumentu.
Krok 2
Stanovte podľa objednávky obdobia uchovávania primárnej účtovnej dokumentácie, pričom zohľadnite ustanovenia zákona a nariadenia ustanovené v zozname. V objednávke uveďte, od ktorého okamihu sa má doba skladovania počítať. Spravidla je začiatkom obdobia uchovávania dokumentov 1. január roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol dokument dokončený kancelárskymi prácami. Pre knihu nákupu a knihu predaja stanovte začiatok obdobia uchovávania od dátumu posledného záznamu (články 15 a 27 pravidiel, schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 2. decembra 2000 č. 914).
Krok 3
Vyčleniť samostatnú miestnosť na účtovné doklady, ktorá musí byť vybavená ohňovzdornými skrinkami a špeciálnymi trezormi. Trezory sú určené na ukladanie foriem prísneho nahlasovania, navyše môžu ukladať tie doklady a dokumenty, ktoré sú označené ako „Obchodné tajomstvo“. Na základe objednávky určte postup pre prístup k týmto trezorom, zodpovedným osobám povereným hlavným účtovníkom, ako aj postup pre vydávanie primárnej dokumentácie zo skladu.
Krok 4
V prípade, že je podnik dostatočne veľký a existuje veľa dokumentov, usporiadajte špeciálny archív. Malo by sa použiť na prenos papierov určených na trvalé (večné) a dlhodobé (nad 10 rokov) skladovanie. Všetky ostatné účtovné doklady s dobou uchovávania až 10 rokov uchovávajte v špeciálnej miestnosti, kým nebudú zničené.
