Mnoho podnikov v rámci svojich aktivít vysiela svojich zamestnancov na služobné cesty. Zdalo by sa, že to nie je nič zložité - iba zamestnanec vykonal úlohu a vrátil sa z nej. Ale aj takáto jednoduchá udalosť si vyžaduje dosť rozsiahly proces dokumentovania.
Nevyhnutné
- - cestovné osvedčenie
- - pridelenie služby
- - príkaz na služobnú cestu
- - predbežná správa
- - správa o vykonanej práci
Inštrukcie
Krok 1
Vyplňte pracovnú úlohu pre zamestnanca s podrobným uvedením účelu a načasovania cesty zamestnanca. Zvyčajne takúto úlohu vypracuje vedúci štruktúrneho celku, v ktorom zamestnanec idúci na pracovnú cestu pracuje. Potom podpíšte toto pracovné miesto s vedúcim podniku, pretože to je on, kto následne rozhodne o účelnosti tejto pracovnej cesty.
Krok 2
Pripravte cestovný príkaz zamestnanca. Takýto príkaz zvyčajne vydáva vedúci podniku na základe pridelenia práce predloženého vedúcim štruktúrneho celku. Proti podpisu oboznámte zamestnanca idúceho na pracovnú cestu s týmto nariadením.
Krok 3
Vydať zamestnancovi potvrdenie o pracovnej ceste na základe príkazu na pracovnú cestu. Toto osvedčenie uvádza čas príchodu zamestnanca na miesto určenia a čas jeho odchodu odtiaľ. Podľa týchto známok sa po návrate zamestnanca počíta jeho skutočný čas strávený na pracovnej ceste a počíta sa cestovné náhrady.
Krok 4
Poskytnite zamestnancovi preddavok na cestovné náklady. Takéto výdavky zahŕňajú platbu diét, cestovné, prenájom ubytovania atď. Denné výdavky sa zamestnancovi vyplácajú za každý deň pobytu na pracovnej ceste, ako aj za všetky dni, ktoré na ceste strávi. Ak je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu v tuzemsku, takýto preddavok sa vypláca v národnej mene, a ak je v zahraničí, potom v mene krajiny, do ktorej cestuje.
Krok 5
Vypracovať protokol o vykonanej práci na základe výsledkov návratu zamestnanca zo služobnej cesty. V tomto prehľade sa uvádza množstvo práce, ktoré zamestnanec počas cesty vykonal, a tiež skutočné výdavky na cestu vrátane denných diét. K správe sa prikladajú originálne dokumenty, napríklad: cestovné lístky, doklady o zaplatení hotela atď. Potom sa v porovnaní so sumami, ktoré sa zamestnancovi poskytnú vo forme zálohy, prepočítajú náklady: prebytočné prostriedky sa vyberú alebo sa vrátia nadmerné výdavky. Zamestnanec sa musí oboznámiť s údajmi protokolu o vykonanej práci proti podpisu.
