Pri uzatváraní zmluvy je veľmi dôležité zabezpečiť vašu spoločnosť čo najviac pred všetkými možnými rizikami. Za týmto účelom sa protistrana kontroluje na špecializovaných stránkach na prítomnosť daňových dlhov, účasť na rozhodcovských súdoch, prítomnosť nárokov od jej partnerov, kupujúcich alebo zákazníkov. Nezabudnite požiadať o nasledujúci balík dokumentov.
Požadované dokumenty
Každá spoločnosť s ručením obmedzeným alebo akciová spoločnosť má Chartu, ktorá nie je obchodným tajomstvom a umožní vám zistiť ciele a typy činností, veľkosť základného imania, mená zakladateľov a ďalšie užitočné informácie. Aby ste sa v rámci dlhodobého vzťahu úplne chránili pred rizikami, je lepšie vyžiadať si kópie požadovaných dokumentov s pečaťou a podpisom manažéra. Posledná strana musí byť opečiatkovaná daňovým úradom.
Vyžadujú sa tiež kópie OGRN (osvedčenie o štátnej registrácii) a TIN (daňová registrácia). Ak má potenciálny partner záujem o serióznu spoluprácu, poskytne tiež nový výpis z Jednotného štátneho registra právnických osôb, originál alebo overenú kópiu. Takýto dokument je možné podpísať vlastnoručným podpisom oprávneného úradníka v kombinácii s pečiatkou oddelenia a vylepšeným elektronickým podpisom - v súlade so zákonom č. 63-FZ sú rovnocenné.
Ak spoločnosť nie je známa, stojí za to požiadať o informácie o priemernom počte zamestnancov, kópie licencií na rôzne druhy činností, osvedčenia o vlastníctve alebo nájomnú zmluvu na priestory, doklady o vybavení, pasy vozidiel.
Dokumenty požadované počas kontroly daňovými úradmi
Aby ste sa počas daňovej kontroly plne chránili, je dôležité zabezpečiť, aby všetky protistrany boli „čisté“. Pred uzavretím dohody, rovnako ako raz za štvrťrok, by ste si mali vyžiadať overenú kópiu daňového priznania k DPH so známkou pri doručení daňovému úradu, informácie o stave platenia daní a poplatkov. Spočiatku je tiež dôležité objasniť a je lepšie si zaobstarať oficiálny list o uplatnenom daňovom systéme.
Vedieť, či protistrana platí daň z pridanej hodnoty, je potrebné vedieť nielen z dôvodu istoty jej čestnosti pred zákonom. Ak dopravná spoločnosť, dodávateľ alebo dodávateľ neodvedie DPH včas, jej platbu je možné vybrať od spotrebiteľa služieb alebo od kupujúceho, a v tomto prípade je dosť ťažké argumentovať daňovým úradom.
Na čo si dať pozor pri uzatváraní zmluvy
Aby sa zabránilo dodávateľovi, dodávateľovi alebo prepravnej spoločnosti v možnosti odstúpiť od podmienok zmluvy v spore, je dôležité zabezpečiť, aby všetky podpisy poskytli oprávnené osoby. Manažéri alebo účtovníci často podpisujú zmluvy, špecifikácie, žiadosti, splnomocnenia, UPD, faktúry, úkony vykonanej práce a ďalšie dokumenty. Pokiaľ ide o súd, vedenie jednoducho pokrčí plecami a zbaví sa akejkoľvek zodpovednosti za činnosť svojich zamestnancov, aj keď v tom čase ešte v organizácii pracujú.
Dôkladnej kontrole podpisov v dokumentoch sa dá vyhnúť tejto situácii. Vopred je potrebné vyžiadať si overené kópie rozhodnutí (zápisníc) o vymenovaní vedúceho, príkazu na vymenovanie alebo prijatí hlavného účtovníka. Ak má vedúci právo za neho podpisovať, potom príslušné poradie. Ak je to potrebné, získajte splnomocnenie pre osoby oprávnené podpísať požadované dokumenty v mene podniku.
