Každý deň v ktorejkoľvek organizácii - v štátnej inštitúcii, vo veľkom alebo malom podniku, v samostatnom podnikateľovi - je potrebné potvrdiť fakty, ktoré si vyžadujú tlač. Najčastejšie sú tieto skutočnosti spojené s peniazmi alebo potvrdením podpisov úradníkov (ich pravosť) na rôznych dokumentoch. Zároveň existujú dokumenty, na ktorých sa odtlačok pečiatky nevyžaduje.
Každá právnická osoba musí mať pečať. Táto norma je zakotvená v zákone. LLC, CJSC, OJSC a ďalšie organizácie musia používať okrúhlu pečať, ktorej odtlačok obsahuje celý názov spoločnosti v ruštine a odkaz na miesto jeho územného umiestnenia. Názov spoločnosti možno uviesť aj v cudzom jazyku. Odtlačok pečate sa objaví v zozname podrobností dokumentu v súlade s normou GOST R 6.30-2003 „Jednotné dokumentačné systémy. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie “(prijaté 3. 3. 2003). Pečať napríklad nie je zahrnutá v zozname povinných údajov o množstve hlavných účtovných dokladov, s výnimkou bankových dokladov, pokladničných dokladov, prepravných dokladov atď. Zmluva musí byť zapečatená pečať, ak je to ustanovené v samotnej zmluve. stav alebo ak sú na formulári uvedené dve písmená „MP“(„miesto pečate“). To isté platí pre úkony dokončenej práce (služby). Používanie pečate sa poskytuje aj na splnomocnení, ktoré organizácia udeľuje zamestnancovi (táto pozícia je uvedená v Občianskom zákonníku Ruskej federácie - článok 5 ods. 5 článku 185). pečať v niektorých formách účtovnej závierky (ustanovenia príkazov Ministerstva financií Ruska zo dňa 22.07.2003 N 67n a od 02.07.2010 N 66n), avšak podľa Príkazov Ministerstva financií Ruska zo dňa 15.10.2009 N 104n a od 05.05.2008 N 54n musia byť formuláre daňových priznaní (pre DPH, daň z príjmu a iné) zapečatené. Povinné osvedčenie s pečiatkou organizácie sa poskytuje pre najdôležitejšie personálne dokumenty: prvá strana pracovnej knihy, cestovný certifikát (formulár č. T-10), akt prijatia práce na základe pracovnej zmluvy na dobu určitú (formulár č. T-73). V Zákonníku práce Ruskej federácie (článok 57) nie je uvedená požiadavka na pečať na pracovnej zmluve, ale v praxi sa pečiatka zvyčajne uvádza. Vzhľadom na skutočnosť, že existuje veľa dokumentov, pre ktoré neexistuje jednoznačné rozhodnutie o prítomnosti alebo neprítomnosti plomby, organizácia by si mala vypracovať svoje vlastné poradie (pozíciu, poučenie), v ktorom je potrebné zaregistrovať zoznam dokumentov, ktoré si vyžadujú osvedčenie plombou. Ich približný zoznam je uvedený v Štátnom systéme pre správu dokumentácie - 1988, 1991. Možnosti môžu byť nasledujúce: - úkony (vykonaná práca, odborné znalosti, odpísanie, prijatie predmetov atď.), - miery spotreby (napríklad pre drahé kovy); - vzorky odtlačkov pečatí, ako aj vzorky podpisov zamestnancov, ktorí dostali právo vykonávať finančné a hospodárske operácie; - záručné listy; - korešpondencia s vedením a štruktúrami rôzne vládne orgány (napríklad s daňovou službou, mimorozpočtové fondy atď. Z pečate môže byť vyhotovená nie jedna, ale niekoľko (po zdokumentovaní tejto skutočnosti) - pre každé samostatné rozdelenie organizácie. Každá plomba bude mať svoj vlastný špecifický účel - na preukazy, na doklady, na faktúry. Plomba na dokumente musí byť umiestnená na mieste hárku, kde je umiestnená podpera „MP“(„Miesto plomby“). Ak tam nie je, pečať sa pripevní tak, aby sa odtlačok prekrýval s časťou slova - označením postavenia osoby, ktorá dokument podpísala. V takom prípade musí byť podpis jasne odlíšiteľný, rovnako ako všetky informácie od odtlačku pečate.
