Potvrdzovací list je prejavom úcty k organizácii, ktorá vás oslovila s ponukou. Aj keď odmietnete, potvrdenie, že otázka nebola ignorovaná, vám dá príležitosť neuraziť súpera a v prípade potreby sa vrátiť k dialógu neskôr.
Nevyhnutné
- - podrobnosti o vašej spoločnosti;
- - podrobnosti o spoločnosti adresáta.
Inštrukcie
Krok 1
Ak píšete potvrdzovací list v mene spoločnosti alebo organizácie, urobte to na hlavičkovom papieri. Hlava dokumentu by mala obsahovať názov vašej spoločnosti, jej právnu adresu, hlavné štátne registračné číslo, číslo individuálneho platiteľa dane, kontaktné čísla, niekedy aj webovú adresu a e-mailovú adresu spoločnosti. Všetky tieto informácie by mali byť umiestnené v ľavom hornom rohu listu A4. Ak je list poslaný od súkromnej osoby, napíšte vaše priezvisko, meno, priezvisko, adresu trvalého pobytu a kontaktné údaje.
Krok 2
Naproti údajom o odosielateľovi napravo napíšte údaje o adresátovi: názov organizácie, poštová adresa, funkcia a priezvisko, meno, priezvisko osoby, ktorej by sa malo toto potvrdenie osobne doručiť.
Krok 3
Vľavo dole uveďte dátum prípravy dokumentu a jeho sériové výstupné číslo. Ďalej v strede napíšte názov listu, ktorý by mal odrážať jeho podstatu a obsah otázky. Napríklad „Potvrdenie o prijatí pozvánky na seminár“.
Krok 4
Ďalej napíšte text samotného listu. Mal by byť stručný, konkrétny, bez zbytočných slov a emócií. Vaším cieľom je jednoducho objasniť adresátovi, že jeho návrh je buď prijatý, alebo jednoducho nie je ignorovaný. Svojím listom nemusíte s návrhom súhlasiť, ale môžete prejaviť pozornosť a úctu, aj keď niečo odmietnete, najdôležitejšou vecou je vôľa na udržanie vzťahu. Môžete jednoducho potvrdiť prijatie pozvánky na udalosť alebo prijatie týchto alebo týchto informácií. V texte listu oslovte adresáta menom a priezviskom.
Krok 5
List musí byť vytlačený v dvoch vyhotoveniach a podpísaný vedúcim organizácie alebo odosielateľom, ak má na to právo. Jedna kópia zostáva vám, druhá sa zašle adresátovi.
