V priebehu práce musia vedúci organizácií viesť záznamy. Patria sem personálne, účtovné a daňové účtovníctvo. Je ľahké pochopiť, že z toho vyplýva pomerne veľký objem cenných papierov a teda aj informácií. Aby nedošlo k zámene v údajoch, je potrebné správne naplánovať údržbu dokumentácie.
Inštrukcie
Krok 1
Ak je organizácia veľká, odporúča sa pre každé pracovisko prijať zamestnanca. Povedzme, že jeden zamestnanec je potrebný na zaznamenávanie personálnych dokumentov, ďalší alebo dokonca viacerí sú potrební na účtovníctvo. V popise práce jasne uveďte zodpovednosti každej osoby pracujúcej vo vašom štáte. Najskôr zahrňte doložku o tom, ako viesť záznamy.
Krok 2
Ak chcete ušetriť peniaze, môžete si dokumentáciu uschovať sami. Pre personálne záznamy si kúpte niekoľko priečinkov a notebook. Na zoskupenie dokumentov budú potrebné priečinky. Môžete napríklad vytvoriť priečinok pre zamestnancov, ktorí momentálne pracujú v organizácii; pre archív je potrebný ďalší priečinok. Aby ste uľahčili hľadanie informácií, zapisujte si ich do poznámkového bloku. Povedzme, že prijali zamestnanca. Do zošita si zapíšte krátke informácie o ňom, označte aj priečinok, v ktorom nájdete podrobnejšie údaje.
Krok 3
Neustále sledujte aktualizované dokumenty. Pre každého zamestnanca musíte vydať osobný preukaz, tu zadajte všetky informácie o práci. Napríklad zamestnanec odišiel na dovolenku, zapíšte si tento údaj na kartu. Mesačný rozvrh musíte tiež vyplniť.
Krok 4
Účtovníctvo je zložitejšie a časovo náročnejšie. Na jeho vykonanie sú potrebné špeciálne znalosti. Nezabudnite sledovať zmeny v právnych predpisoch. Dokumenty musia byť v priečinkoch („Dohody“, „Banka“, „Pokladnica“, „Vydané faktúry“, „Prijaté faktúry“, „Predbežné správy“atď.). Všetky dokumenty by mali byť usporiadané v chronologickom poradí. Niektoré archívy budete musieť očíslovať, spojiť a overiť pečaťou a podpisom. Medzi tieto dokumenty patrí pokladničná kniha, predajná kniha, nákupy a ďalšie.
