Dôležité rozhodnutia prijaté na schôdzi, schôdzi alebo schôdzi by sa mali zaznamenať do zápisnice, aby ich bolo možné vykonať. K tomu je v prvom rade nevyhnutné správne vypracovať protokol, pričom sa venuje veľká pozornosť forme aj obsahu dokumentu. Napriek tomu, že chýba jednotná forma, sú tu určité zvláštnosti.
Inštrukcie
Krok 1
Pripravte si listy papiera A4 alebo firemný hlavičkový papier (pre interné dokumenty). Ušetrí vás to tak, že nebudete musieť zadávať všetky podrobnosti ručne (názov organizácie, adresa atď.). Do horného stredu hárku ihneď napíšte názov „Minúty“a pod ním malým písmom stručne popíšte podstatu - hlavnú tému stretnutia. Uveďte dátum a miesto konania udalosti. Teraz začnite vypĺňať povinnú úvodnú časť, ktorá sa týka zoznamu účastníkov stretnutia, ktorí sú priamo zapojení do prijímania všeobecných rozhodnutí.
Krok 2
Na začiatok napíš priezvisko, meno, priezvisko a pozíciu vedúceho (predseda schôdze). V rovnakom formáte uveďte podrobnosti o tajomníkovi, ktorý vyhotovuje zápisnicu zo schôdze. Ďalej v časti „Účastníci“uveďte všetkých, ktorí sa zúčastnili na stretnutí (celé meno, pozícia). V prípade veľkého počtu účastníkov, ktorých zoznam sa nezmestí na stránku, uveďte ich celkový počet a priložte kompletný zoznam v samostatnom dokumente. Nezabudnite na ňu vytvoriť odkaz na konci protokolu v časti „Príloha“. Sekciu „Agenda“umiestnite ako ďalší blok do zápisnice. Tu v číslovanom zozname uvádzajte všetky problémy týkajúce sa tejto schôdze.
Krok 3
Vyplňte obsah protokolu striktne podľa poradia uvedeného v agende. Každý z odsekov by mal obsahovať tri časti. V prvom z nich („Vypočutý“) uveďte texty správ a nezabudnite uviesť mená a iniciály, ako aj pozície rečníkov. V časti Rečníci v podobnom formáte uveďte ďalších účastníkov stretnutia, ktorí sa ujali slova počas diskusie. V ďalšej časti s názvom „Rozhodnuté“uveďte zoznam rozhodnutí, ktoré boli prijaté počas pojednávania, uveďte počet odovzdaných hlasov „proti“, „za“alebo „zdržali sa“. Ďalej umiestnite podpisy predsedu a tajomníka schôdze.
