Pravidlá pre vypĺňanie pracovných kníh sú stanovené v osobitnom pokyne schválenom vyhláškou ministerstva práce Ruskej federácie č. 69 z 10. októbra 2003. Najväčší počet otázok medzi personalistami zvyčajne spôsobuje vyplnenie informácií o zamestnancovi, práci, ktorú vykonáva, a výpovede.
Dodržiavanie pravidiel pre vypĺňanie pracovnej knihy je zárukou dodržiavania pracovných a dôchodkových práv ktoréhokoľvek zamestnanca a absencie sporov so zamestnávateľom. Príslušné pravidlá sú zakotvené v osobitnom pokyne Ministerstva práce Ruskej federácie, ktorým by sa mali riadiť všetky organizácie, jednotliví podnikatelia a ďalší zamestnávatelia. Pri vypĺňaní informácií o zamestnancovi teda musíte uviesť jeho celé priezvisko, meno, priezvisko, dátum narodenia, vzdelanie, profesiu, špecializáciu. Príslušné informácie musia byť zaznamenané na základe pasu, dokladov potvrdzujúcich prítomnosť určitého vzdelania, kvalifikácie. Správnosť tohto záznamu je potvrdená podpisom samotného zamestnanca, ako aj personalistu zodpovedného za vedenie týchto dokumentov.
Ako správne zaznamenávať informácie o vykonávanej práci
Stĺpec 3 v časti „Informácie o práci“musí obsahovať celé meno organizácie, do ktorej je zamestnanec prijatý, ako aj prípadné skrátené označenie. Pod týmto záznamom s pečiatkou príslušného sériového čísla sú uvedené informácie o prijatí zamestnanca v konkrétnej štrukturálnej jednotke s uvedením pozície (povolanie, špecializácia), ako aj s odkazom na konkrétnu objednávku, príkaz zamestnávateľa, na základe ktorého sa vykonáva zamestnanie. V tej istej sekcii sa pod ďalšími poradovými číslami zaznamenávajú údaje o priradení kategórie, kategórie zamestnancovi, urobia sa potrebné zmeny (napríklad v súvislosti s premenovaním organizácie).
Ako správne zaznamenávať informácie o prepustení
Najväčšie ťažkosti a zodpovednosť charakterizuje zadávanie záznamov o ukončení, ktoré sa musia zaznamenať aj v sekcii „Informácie o práci“. V prvom stĺpci tejto časti sa zaznamená číslo záznamu, v druhom - dátum skončenia pracovnej zmluvy, v treťom - dôvod prepustenia zamestnanca, v štvrtom - názov a podrobnosti o doklad, na základe ktorého boli zadané príslušné informácie (objednávka zamestnávateľa). K vyplneniu dôvodu ukončenia zmluvy musí byť zároveň pripojený textový popis príslušného základu a odkaz na konkrétny článok, doložka Zákonníka práce Ruskej federácie. Po ukončení zmluvy z vlastnej vôle sa teda v treťom stĺpci urobí tento záznam: „Vypovedaný na jeho vlastnú žiadosť, článok 77 ods. 3 Zákonníka práce Ruskej federácie“.
