Ráno ste museli rýchlo dokončiť včerajšiu prácu. Náčelník to skontroloval a v poslednej chvíli požiadal, aby niečo napravil. Potom prebehli dôležité rokovania s klientom a druhá polovica dňa sa zvyčajne trávila nekonečnými telefonátmi a behaním, ba dokonca ste museli hodinu meškať. Strávte ráno 10 minút zostavením pracovného plánu dňa a všetko sa uľahčí!
Inštrukcie
Krok 1
Začnite so všeobecným stanovením priorít. Určite máte čoraz menej urgentných projektov. Vaše skúsenosti vám tiež pravdepodobne povedia, ktoré z projektov sú časovo a časovo najnáročnejšie a ktoré je možné vykonať dostatočne rýchlo. Prirodzene, zvýraznite tie prvé. Sú najvýznamnejšie.
Krok 2
Práca na akomkoľvek projekte sa spravidla vykonáva podľa určitého algoritmu a skladá sa z krokov. Bolo by pekné predpísať taký podrobný algoritmus, aspoň približný, keď sa objaví každý nový projekt.
Povedzme:
1. pripraviť zoznam dokumentov, ktoré majú byť požadované od klienta.
2. vyžiadať si od klienta dokumenty.
3. analyzovať dokumenty.
4. zorganizovať nové stretnutie a prediskutovať problémy a riešenia.
5. pripraviť záver.
Prirodzene, dokončenie každého z týchto krokov môže trvať viac ako jeden deň. Preto musí byť takýto krok rozdelený na menšie jednotky. Je tiež potrebné, aby boli zahrnuté do denného plánu. Váš plán by mal byť vo všeobecnosti čo najkonkrétnejší bez položiek ako „konečne sa vysporiadať s projektom NN“.
Krok 3
Zvýraznite dôležité a urgentné záležitosti. To, čo je dôležité, nie je vždy urgentné a naopak. Takýto výber pomôže presnejšie určiť čas strávený každou položkou vášho plánu a intervalom, v ktorom ho budete realizovať (hneď, pred obedom, neskoro popoludní atď.).
Krok 4
Je zrejmé, že je najlepšie začať robiť veci, ktoré sú pre vás urgentné a dôležité. Napríklad nejaká kritická situácia, „horiaci“poriadok. Potom stojí za to prejsť k jednoducho dôležitým veciam - vypracovať nový koncept, vypracovať návrh dohody. Toto už nie je riešenie konkrétnych problémov, ale modelovanie situácie, dlhodobé plánovanie, teda všetko, čo v budúcnosti prinesie významné výsledky. Zvyčajne to zaberú väčšinu času, čo je dobré!
Krok 5
Pokiaľ ide o urgentné alebo neurgentné, ale nie dôležité veci, nechajte ich „na neskôr“, aj keď to vo vzťahu k tomu, čo sa zdá byť urgentné, znie čudne. Ak je to urgentná vec, nechajte to urobiť čo najskôr, ale nie na úkor dôležitejších vecí. Ako ukazuje prax, veľa času sa venuje niečomu, čo si, zdá sa, vyžaduje rýchlu reakciu (napríklad korešpondencia), ale na čom všeobecne nezáleží.
Krok 6
Situácia okolo nás sa samozrejme neustále mení a nie vždy dokážeme nasledovať náš plán. Samotná skutočnosť denného plánovania však pomáha formulovať otázky, ktoré nás zaujímajú, a určiť priority. Plánovanie navyše znižuje možnosť zabudnutia na akýkoľvek ruch v zhone.
