Novinári a PR manažéri si neustále kladú otázku: „Ako napísať tlačovú správu?“Na jednej strane je potrebné zostaviť tlačovú správu tak, aby bola zaujímavá, na druhej strane je potrebné dosiahnuť veľkú návratnosť z publikácií.
Existuje niekoľko požiadaviek na štruktúru tlačovej správy. Štruktúra je štandardná, ale knihy o žurnalistike učia, že na začiatku je potrebné odpovedať na otázky: Kde, Kedy, Kto a Čo. Prvá časť tlačovej správy by mala obsahovať najzaujímavejšie informácie, potom - podrobnosti, podrobnosti a potom - základné informácie. Jedná sa o štruktúru noviniek.
Podobným princípom môžete napísať aj tlačovú správu spoločnosti. Neposielajte jednoriadkovú tlačovú správu - čo môžete napísať z 200-znakového zdroja? Bolo by pekné zmestiť tlačovú správu na jednu stránku - je to bežná dĺžka, ale nie jedna alebo dve vety. Po napísaní tlačovej správy zvážte, aké otázky by čitateľ mohol mať, a potom zahrňte odpovede na tieto otázky do tlačovej správy.
Tlačovú správu obchodnej organizácie možno ľahko odlíšiť od tlačovej správy vládnej agentúry. Texty prvého sú pozoruhodné svojou živosťou, zatiaľ čo druhý má suchý administratívny text. Je dosť ťažké čítať zdobené frázy. Rovnako je ale ťažké na základe týchto informácií napísať zaujímavý text. Snažte sa preto písať tlačové správy čistým textom bez zložitých fráz a fráz. Text je možné skontrolovať z hľadiska čitateľnosti a eufónie pomocou textového editora Word. Musíte zavolať kontrolu pravopisu, prejsť do ponuky „Nástroje“, potom zvoliť „Pravopis“alebo stlačiť kláves F7. Bude skontrolovaný text, potom sa v okne zobrazia informácie s počtom znakov, odsekov a viet. Ale o to nejde. Základné informácie budú umiestnené v dolnej časti okna: úroveň vzdelania, eufónia, ľahké čítanie a množstvo zložitých fráz. Tieto parametre ukazujú, ako dobre dopadol text.
K tlačovým správam spoločnosti by mali byť pripojené titulky. Prejavom nesprávnej formy sú nadpisy s názvom „Tlačová správa“. Lepšie vymyslieť zaujímavý nadpis, ktorý bude čitateľa podnecovať k čítaniu textu. Na konci tlačovej správy nezabudnite pridať svoje kontaktné informácie: telefón, ICQ a e-mail. Nezabudnite napísať meno zodpovedného zamestnanca.
