Schválenie projektu na všetkých úrovniach je predpokladom jeho úspešného rozvoja a ďalšej implementácie. Od tejto fázy plánovania závisí koordinácia úsilia zamestnancov a útvarov pri implementácii konkrétnych typov projektových aktivít. Napríklad schválenie účtovníkom poskytne presné informácie o požadovanej veľkosti miezd, pričom zohľadní všetky daňové odpočty, schválenie programového riaditeľa upraví ciele a zámery projektu. Kedy by mala byť táto etapa zahrnutá do vývoja a implementácie projektu?
Inštrukcie
Krok 1
Prvé schválenie budúceho projektu sa uskutoční s cieľom schválenia vášho zámeru manažmentom začať jeho vývoj. V tejto fáze by ste mali pripraviť základ budúcich aktivít - relevantnosť, ciele a zámery, ako aj zoznam očakávaných zmien, ktoré ovplyvnia vašu organizáciu, stálych a potenciálnych zákazníkov. Výsledkom počiatočného schválenia projektu je, že budete mať príležitosť venovať jeho dokončení určitý čas a podľa potreby zapojiť do tohto procesu potrebných odborníkov.
Krok 2
Až nabudúce bude projekt predložený na schválenie po podrobnej štúdii, keď budú podrobne vysvetlené všetky časti vrátane odhadu a jeho odôvodnenia. Predtým musia projekt schváliť ďalší zamestnanci organizácie alebo vedúci jej oddelení, ktorí sa budú priamo podieľať na jeho realizácii. Projekt predložený na schválenie musí obsahovať uskutočniteľné výsledky, zoznam vzájomne súvisiacich opatrení zameraných na ich dosiahnutie a jasne definované finančné zdôvodnenie.
Krok 3
Často po tomto schválení môže byť projekt zaslaný na revíziu alebo úplne na revíziu niektorých jeho parametrov. Po zohľadnení všetkých pripomienok a odporúčaní pri úprave projektovej dokumentácie budete musieť opäť všetko predložiť na schválenie. A tak ďalej, až kým nebude projekt úplne schválený.
Krok 4
Počas realizácie projektu je tiež potrebné predložiť jeho dokumentáciu na schválenie viackrát. Spravidla sú to mesačné a týždenné plány špecialistov zapojených do projektu a navyše účtovné doklady potvrdzujúce náklady na odhad.
