Každý zamestnanec skôr či neskôr stojí pred otázkou: ako správne vypracovať správu o svojej práci. Akákoľvek správa je dôležitým nástrojom pre zamestnanca a manažéra, s pomocou tohto formalizovaného typu komunikácie dostane manažér potrebné informácie, ktoré potrebuje na analýzu a vyhodnotenie aktivít zamestnanca.
Inštrukcie
Krok 1
Najskôr je potrebné určiť, aký typ správy je potrebné vypracovať: jednorazovú alebo pracovnú. Jednorazové správy sa zvyčajne zostavujú na základe výsledkov konkrétnych činností a pracovníci vám umožňujú pravidelne analyzovať prácu vykonanú zamestnancom (objem a výsledok).
Periodické správy môžu byť: denné (môžu sa používať na sledovanie dôležitých krátkodobých projektov alebo v skúšobnej dobe zamestnanca), týždenné (najbežnejšie), mesačné, štvrťročné a pripravené (tento typ správy obsahuje veľké množstvo analytických informácií a obvykle sa poskytuje vrcholovému manažmentu).
Krok 2
Ako teda správne napísať správu o zamestnaní?
Najskôr sa musíte rozhodnúť o načasovaní správy a naplánovať vo svojom pracovnom harmonograme čas na jej vypracovanie. Môže to byť malé množstvo času každý deň alebo konkrétny čas určený na zostavenie celej správy naraz. Najdôležitejšie je neodkladať sa do stanoveného termínu.
Krok 3
Najskôr sa rozhodnite o konečných cieľoch svojej práce. Obsah správy by mal byť informatívny, jasný a najlepšie výstižný. Nezabudnite na „pravidlo siedmich“, ktoré hovorí, že naše vedomie je schopné efektívne asimilovať 7 prvkov súčasne (+/- 2). Preto je žiaduce v správe presne zdôrazniť tento počet bodov alebo častí.
Krok 4
Je dôležité vedieť sa sústrediť na výsledky svojich aktivít, opísať, aké úlohy boli splnené, a nielen vymenovať činnosti vykonané za určité obdobie.
Krok 5
Pre väčšiu prehľadnosť poskytnite svoju odpoveď tabuľkami, obrázkami, schémami.
Krok 6
Situácia sa zjednoduší, ak už vaša spoločnosť vyvinula formuláre správ (formuláre, tabuľky, ktoré je potrebné vyplniť komentármi)
Krok 7
Nezáleží iba na tom, čo ste napísali v správe, ale aj na tom, ako ste ju poslali. Tu by ste si mali pamätať zlaté pravidlo: denné správy sa zasielajú na konci pracovného dňa, nie na ďalšie ráno. Týždenne - piatok večer, nie v pondelok ráno.
Krok 8
Ďalší tip: predtým, ako správu odošlete, prečítajte si ju znova a skúste to urobiť očami svojho vedenia. Aké máš otázky? Možno je potrebné niečo doplniť alebo naopak informácie čo najviac zjednodušiť.
