Vo veľkých organizáciách väčšina návštevníkov zvyčajne získa potrebné informácie zo sekretariátu. Aký dojem z komunikácie zanechá asistent manažéra? Bude klient chcieť volať znova? Dostane záujemca komplexné odpovede na svoje otázky? Aby ste si boli istí pozitívnymi vlastnosťami sekretárky, musíte sa zodpovedne pripraviť na prvé stretnutie a kvalifikovane zorganizovať a viesť pohovor.
Inštrukcie
Krok 1
Tajomník je tvárou spoločnosti. Najskôr posúdiť vzhľad žalobcu. Napokon, nie nadarmo sa hovorí, že ich pozdravuje oblečenie, ale sprevádza ich myseľ. To, ako úhľadne a príjemne vyzerá sekretárka, môže viesť dlhú cestu k získaniu potrebnej zmluvy alebo k rokovaniam o nadchádzajúcich rokovaniach. Ak máte svoj „imidž“, skúste počúvať svoju intuíciu. Ak schválite v pozícii človeka, ktorý vám spôsobuje vnútorné rozpory, potom s ním bude pravdepodobne ťažké pracovať, pretože tajomník je nielen tvárou spoločnosti, ale aj pravou rukou manažéra. Avšak neschvaľujte okamžite niekoho, kto vás poteší jasným, krásnym vzhľadom. Pekný obrázok môže byť rýchlo nudný a papiere zostanú nezmontované.
Krok 2
Počas rozhovoru pozorne počúvajte: sekretárka bude komunikovať s klientmi, bude telefonovať a písať listy. Jeho prejav by mal byť kompetentný, konce konzistentné a tón benevolentný. Venujte zvláštnu pozornosť prítomnosti takzvaných parazitických slov v reči. Ak je monológ žiadateľa plný zbytočných slov „tak to znamená“, „takpovediac“, „uh“, „dobre“, je nepravdepodobné, že by ste v obchodnom prostredí absenciu týchto výrazov dosiahli. Používanie žargónu a slangu sa považuje za neprijateľné, pokiaľ sami nedovolíte, aby konverzácia prebiehala neformálnym spôsobom.
Krok 3
Požiadajte sekretárku, aby napísala diktát. Skontrolujete teda tri dôležité vlastnosti naraz: rýchlosť tlače, gramotnosť pri písaní a zručnosti v osobnom počítači. Zámerne urobte štylistické chyby a sledujte reakciu uchádzača. Ak slušne odporučí najvhodnejší spôsob zostrojenia frázy, označte si to „plusom“.
Krok 4
Pozorne si preštudujte životopis sekretárky. Venujte pozornosť predchádzajúcim zamestnaniam, opýtajte sa uchádzača na dôvody odchodu. Zdvorilý a pohotový človek nikdy nebude nestranne hovoriť o bývalom vodcovi, „hádže do tímu bahno“alebo hovorí o svojich vlastných chybách. Najprijateľnejšou odpoveďou, ktorú môžete počuť, je nesúlad v mzdových očakávaniach. Zvýraznite kľúčové slová v texte životopisu a v príbehu partnera: dochvíľnosť, usporiadanosť, odolnosť proti stresu, spoločenskosť, zdvorilosť. Pamätajte, že tajomník je často spojovacím článkom medzi rôznymi oddeleniami organizácie; nálada manažéra i pohodlie, priateľská atmosféra a poriadok v celej kancelárii môžu závisieť od jeho profesionálnych a osobných kvalít.
