Obchodný list sa v spoločnostiach používa pri komunikácii s partnermi, dodávateľmi, zamestnancami, zákazníkmi. Tento dokument hrá dôležitú úlohu pri vytváraní pozitívneho imidžu spoločnosti. Preto je potrebné zostaviť obchodný list správne, kompetentne, zreteľne, rovnako ako jednoducho a ľahko. Malo by to byť informatívne a sledovať cieľ, ktorý organizácia musí dosiahnuť od príjemcu. Aby ste pochopili, čo je obchodný list, musíte sa bližšie pozrieť na jeho štruktúru.
Do pravého rohu firemného listu vložte logo svojej spoločnosti. Ak ho spoločnosť nemá, napíšte názov organizácie, ako aj jej sídlo a povinné údaje, ktoré sú spravidla uvedené na pečiatke. Ide o DIČ, KPP, bežný účet, korešpondenčný účet, BIK a ďalšie informácie o účte a banke, v ktorej je otvorený.
Ak je obchodný list zaslaný konkrétnej osobe, za logo a pečiatku spoločnosti zadajte osobné údaje príjemcu. Ak je dokument adresovaný spoločnosti, napíšte jeho názov a adresu miesta.
V strede hárku by ste mali napísať výzvu príjemcovi. Ak je list adresovaný konkrétnej osobe, napíšte napríklad takto: „Vážený Petr Efremovich!“Pri zaslaní listu spoločnosti je možná nasledujúca možnosť: „Vážení spoločníci!“Upozorňujeme, že pri oslovovaní adresáta nie je možné slová skrátiť. Ak je list osobný, môžete ho napísať takto: „Vážený Jurij Albertovič!“
Do textu obchodného listu najskôr napíšte udalosti, ktoré vyvolali konkrétnu situáciu. Ďalej uveďte účel listu. Túto časť dokumentu starostlivo zvážte. Je zrejmé, že stručne, v prístupnom jazyku, napíšte žiadosť, pozvánku, žiadosť, ponuku, odpoveď, blahoželanie, žiadosť alebo iný účel, ktorý vás podnietil k napísaniu listu.
Potom zosumarizujte obchodný list, to znamená napíšte výsledok, ktorý chcete od adresáta dostať. Ak napríklad pozvete svojho partnera na prezentáciu tovaru, mali by ste označiť toto: „Dúfame, že navštívite výstavu a vyberiete správny produkt.“
V niektorých prípadoch sú k obchodnému listu priložené dokumenty. Ak pozvete napríklad svojho partnera na výstavu, nezabudnite obdarovaného obdarovať pozvánkou na toto podujatie.
Vyplňte správne svoj obchodný list. Všeobecne sa uznáva, že musíte napísať slová: „S pozdravom …“a potom uviesť osobné údaje a kontakty na osobu, v mene ktorej bol dokument vypracovaný.
