V dnešnej dobe sú písmená minulosťou a stávajú sa vzácnosťou. To sa však netýka obchodnej korešpondencie. Obchodné listy sú úradné dokumenty. S ich pomocou sa nadväzujú kontakty, ktoré zaznamenávajú všetky fázy obchodných vzťahov. A schopnosť napísať obchodný list hovorí o kvalifikácii najmä oponenta a firmy ako celku.
Inštrukcie
Krok 1
Na písanie obchodných listov používajte hlavičkový papier spoločnosti. Bez ohľadu na to, či je list napísaný na papieri alebo v elektronickej podobe, musí mať logo odosielajúcej spoločnosti. Formulár musí obsahovať aj poštovú adresu spoločnosti, telefónne a faxové čísla, e-mailové adresy a adresy webových stránok.
Nechajte okraje - na ľavej strane tri centimetre, na pravej jeden a pol centimetra. Polia sú potrebné na zviazanie listu s archívnym priečinkom.
Krok 2
Držte sa formálneho štýlu písania. Obchodný list by mal byť jednoznačný a nepodliehať opakovaným interpretáciám. E-mail musí obsahovať predmet e-mailu. Nepoužívajte emotikony v obchodnej korešpondencii.
Ak ide o pokračovanie korešpondencie, nechajte list, na ktorý píšete odpoveď, vo forme citátu. List môžete citovať nie ako celok, ale iba ako jeho fragmenty, na ktoré odpovedáte. Takto bude súvislosť medzi jeho listom a vašou odpoveďou jasnejšia pre vášho oponenta.
Krok 3
Začnite svoj list slušnou adresou, napríklad: „Vážený Petr Ivanovič!“Odvolanie sa nachádza v strede stránky. Názov je napísaný celý, použitie iniciálok je tu neprijateľné.
Po odvolaní nasleduje úvodná časť, v ktorej je stručne formulovaný účel listu. Nasledujúca časť obchodného listu je hlavnou časťou, kde sú podrobnejšie uvedené dôvody pre napísanie listu, otázky a spôsoby ich riešenia. List sa končí zhrnutím a odvolaním sa na adresáta s konkrétnym návrhom alebo vyjadrením, čo konkrétne od adresáta očakávate, že problém vyrieši.
Krok 4
V záverečnej časti buďte správni. Nerobte rozhodnutia pre svojich príjemcov. Je lepšie vyjadriť nádej, že sa problém podľa vášho názoru vyrieši najlepším spôsobom.
Ponáhľať adresáta slovami „urgentné“a „okamžite“sa považuje za neetické. Použite správny formulár: „Žiadam vás o odpoveď v takom a takom čase.“
Podpis v obchodnom liste musí byť úradný. Napríklad: „S pozdravom Sergej Vasilievič Ivanov.“
Do svojho podpisu uveďte názov svojej práce, názov spoločnosti a kontaktné údaje. Ak obchodný list obsahuje prílohy, musí byť pred podpisom uvedený údaj.
