Vlastnosti budovania konštruktívneho obchodného dialógu závisia od situácie, v ktorej sa uskutočňuje, a od cieľov, ktoré sú pre vás stanovené. V každom prípade musíte vopred premyslieť otázky a odpovede účastníkov rozhovoru, a ešte viac audítora.
Inštrukcie
Krok 1
V dnešnej dobe sú audítori veľmi zriedkavo neočakávaní. Najčastejšie ohlásia svoju návštevu vopred alebo dokonca majú naplánovaný príchod - týždenný alebo mesačný. Ak poznáte deň, kedy šek dorazí, pripravte si vopred všetky potrebné doklady a vložte ich do samostatnej zložky.
Krok 2
Listujte v pripravených dokumentoch. Všímajte si v nich otázne miesta. Môžu tiež vzniesť otázky od audítorov. Predbežne urobte dokumenty alebo si rozmyslite, na čo konkrétne odpoviete. Zapíšte všetky argumenty na kúsok papiera a poskytnite im ďalšie informácie.
Krok 3
Po príchode audítora sa opýtajte, aký druh pomoci potrebuje. Možno budete potrebovať písacie potreby - papier, pero. Alebo počítač s prístupom na internet. Hovorte zdvorilo a láskavo. Vy aj on plníte svoje úradné povinnosti, kde nie je miesto pre emócie.
Krok 4
Opýtajte sa audítora, či je vaša prítomnosť potrebná. Možno to zvládne sám. Pri odchode nezabudnite zanechať svoje kontaktné telefónne číslo - mobilné a pracovné, aby vás audítor mohol kedykoľvek kontaktovať.
Krok 5
Ak má audítor otázky, odpovedzte na ne jasne a bez odchýlenia sa od témy. Nikto nepotrebuje nadbytočné podrobnosti. Dodatočné informácie môžu navyše spustiť novú kontrolu, ktorá bude trvať dlho.
Krok 6
Pri rozhovore s audítorom venujte pozornosť otázkam, ktoré kladie. Čo ho viac zaujíma a čo vyvoláva pochybnosti. Pripravte si dokumenty pre svoju ďalšiu návštevu na základe získaných informácií.
Krok 7
Ak nemôžete odpovedať na otázku audítora, obráťte sa na svojho nadriadeného. Alebo požiadajte o čas na prípravu informácií. V žiadnom prípade by ste nemali audítorovi povedať „neviem“. To môže vytvárať neistotu o vašich schopnostiach.
Krok 8
V rozhovore sa snažte nepoužívať konkrétne pojmy týkajúce sa napríklad výroby, ktoré nemusí byť audítorovi známe. Alebo ich okamžite dekódujte.
Krok 9
Buďte pokojní a ochotní a odpovedajte jasne na otázky. Potom vybudujete konštruktívny dialóg a vytvoríte základ dobročinných vzájomne výhodných vzťahov pre budúcnosť.
