Prítomnosť pracovnej knihy a jej správne vykonanie zohráva obrovskú úlohu pre zamestnanca aj zamestnávateľa. Obsahuje informácie o pracovných činnostiach zamestnanca, ktoré sa následne používajú na registráciu a výpočet jeho dôchodku. Pre zamestnávateľa je pracovná kniha nevyhnutná na výpočet pracovných a poistných skúseností pri výpočte určitých platieb.
V súčasnosti používajú pracovné knihy zo vzorky z roku 2004. Zamestnávateľ, ktorý prijme zamestnanca, by to mal zariadiť správne. Všetky položky vrátane tých, ktoré sú uvedené na titulnej stránke, musia byť zadané celé a bez akýchkoľvek skratiek. Pre zamestnanca hrá dôležitú úlohu správny dizajn pracovnej knihy. Informácie o predchádzajúcich zamestnaniach, ak došlo k ich kariérnemu rastu, pomôžu zamestnancovi pri ďalšom zamestnaní. Pri výbere zamestnanca zamestnávateľ zohľadňuje stav pozícií, ktoré zastáva, ako aj pracovné skúsenosti z voľného pracovného miesta. Ak ste pracovali ako vedúci predaja, vytvorili ste zodpovedajúci záznam, zamestnávateľ by vás radšej zamestnal na voľné pracovné miesto riaditeľa ako napríklad inžiniera alebo zámočníka. Keď zamestnanec dosiahne dôchodkový vek, pracovná kniha by mala byť predložené dôchodkovému fondu. Informácie v ňom uvedené slúžia na výpočet dĺžky služby pre ďalší výpočet dôchodku. Ak je názov podniku, v ktorom pracoval, nesprávne uvedený v pracovnej knihe, dôchodkový fond má právo tento záznam zneplatniť. Pracovná činnosť v tejto organizácii teda vypadne z výpočtu odpracovaných rokov a do výpočtu dôchodku nebude zahrnutý ani výpočet miezd v tejto spoločnosti. Ak spozorujete nepresnosť v dátume prijatia / prepustenia, názov spoločnosti, pozícia, štruktúrny útvar, informujte o tom zamestnávateľa. Nesprávny zápis je povinný opraviť v súlade s pravidlami pre vedenie pracovných kníh. Účetník organizácie používa pre výpočet poistného obdobia záznamy v pracovnej knihe. Je to nevyhnutné pri platení práceneschopnosti zamestnancov. Výška nemocenskej dovolenky, dávky v tehotenstve a pri narodení dieťaťa závisí od odpracovanej doby zamestnanca. Ak je pracovná prax zamestnanca do 5 rokov, je mu účtovaná dočasná mzda v invalidite vo výške 30% zo mzdy, ak od 5 do 8 rokov - 50%, ak od 8 a viac - 80%.
