Osobným spisom je celý zväzok dokumentov pre zamestnanca, ktorý obsahuje potrebné osobné informácie o zamestnancovi a údaje o jeho odpracovaných rokoch. Osobný spis sa vedie individuálne pre každého zamestnanca v samostatnej zložke. Aby osobný spis zamestnanca umožňoval pohodlnú systematizáciu informácií o zamestnancovi, existujú určité pravidlá pre jeho formovanie.
Inštrukcie
Krok 1
Pamätajte, že osobný spis sa povinne vedie iba za zamestnancov inštitúcií verejnej služby, všetci ostatní zamestnávatelia rozhodujú o tom, či budú viesť osobné záležitosti podľa vlastného uváženia. Zároveň, ak by došlo k rozhodnutiu o správe osobných spisov zamestnancov, dokumentácia by mala byť vypracovaná v súlade s pravidlami kancelárskej práce.
Krok 2
Osobný spis zamestnanca obsahuje pomerne veľké množstvo dokumentácie vrátane profilu zamestnanca, jeho životopisu, odporúčaní a charakteristík, dokladov o vzdelaní atď. Jedným z nepostrádateľných atribútov osobného spisu zamestnanca je interný súpis prípadových dokumentov.
Krok 3
Vykonajte internú inventarizáciu dokumentov - toto je prvý dokument, ktorý sa do prípadu investuje. Keďže osobný spis je tvorený v chronologickom poradí, inventár sa zostavuje rovnakým spôsobom. Do inventára sa teda najskôr zapíše celý zoznam dokumentov vypracovaných a prijatých od zamestnanca pri prijímaní do zamestnania. V budúcnosti po prijatí novej dokumentácie uložte dokumenty do prípadu a chronologicky ich vložte do inventára.
Krok 4
Pri vedení osobného spisu zamestnanca priraďte každému archivovanému dokumentu poradové číslo. Označte stránky samostatným číslovaním. Okrem toho mu v závislosti od kategórie dokumentu priraďte špeciálny index.
Krok 5
Pri zadávaní údajov do internej inventúry dokumentov osobného spisu uveďte informácie o poradovom čísle a indexe každého dokumentu, celý názov dokumentu a počet listov v prípade, že tento dokument zaberá. Očíslovajte listy, na ktorých sa inventarizácia vedie, oddelene od všeobecného poľa prípadu. Interný inventár potvrďte vlastným podpisom a jeho prepisom označujúcim pozíciu. Správne vyplnenie interného inventára vám umožňuje systematizovať osobné súbory zamestnancov a uľahčiť a zefektívniť prístup k informáciám o zamestnancovi.
