Vykonáva sa kontrola zásob s cieľom zistiť, ako účtovné údaje zodpovedajú skutočnému stavu veci. Pomáha identifikovať nedostatky a nepresnosti pri vedení záznamov o objektoch. Pri inventarizácii je potrebné dodržiavať niekoľko pravidiel a predpisov.
Pravidlá pre inventarizáciu
Inventarizácia sa musí vykonať bez problémov v nasledujúcich prípadoch:
- pred nadchádzajúcou prípravou výročných správ;
- pri zmene finančne zodpovedných osôb;
- pri reorganizácii spoločnosti;
- v prípade živelnej pohromy, požiaru atď.;
- pri odhaľovaní skutočností poškodenia majetku alebo krádeže.
Inventarizácia sa vykonáva za povinnej prítomnosti finančne zodpovedných osôb. Pred začatím inventarizácie musia poskytnúť potvrdenia o zaznamenaní všetkého prichádzajúceho hmotného majetku, zaslanie dokladov o výdajoch a príjmoch na účtovné oddelenie, odpísanie hmotného majetku v dôchodku. Pred začatím inventarizácie dlhodobého majetku je vhodné skontrolovať účtovné doklady. Môžu to byť zásoby, inventárne knihy a iné registre. Kontrolujú sa tiež doklady k investičnému majetku a technické pasy zariadení.
Chyby pri vedení účtovných dokladov zistené pri inventarizácii sú zahrnuté v inventárnom zozname. Odrážajú sa v ňom aj informácie o neregistrovaných objektoch. Pri budovách je uvedený ich účel, počet podlaží, rok výstavby, hlavné materiály, z ktorých sú postavené. Na mostoch - rozmery, umiestnenie, použité materiály. Na cestách - ich typ, dĺžka, šírka vozovky a materiál vozovky. Podľa skutočného technického stavu sa určujú odpisy dlhodobého majetku, tieto údaje sa zapisujú aj do inventarizačného zoznamu. Ak sa dlhodobý majetok prevedie, obnoví a v súvislosti s tým sa zmenil jeho hlavný účel, zahrnie sa tento objekt do inventára s novým názvom.
Pre dlhodobý majetok, ktorý nie je možné použiť a obnoviť na užitočné účely, sa zostavuje osobitný inventár. Takýto súpis označuje čas, kedy bol objekt uvedený do prevádzky, a dôvody, pre ktoré sa stal nepoužiteľným - úplné opotrebenie, poškodenie atď. Ďalšia inventúra sa zostavuje pre dlhodobý majetok, ktorý si organizácia prenajala a je v úschove. Potom sa vykoná inventarizácia hmotného majetku, ktorý nie je fixným majetkom. Môžu to byť spotrebný materiál, tovar na predaj atď.
Opätovné odovzdanie a nedostatočné odovzdanie
Hmotný majetok, ktorý sa neodráža v registroch a nezistil sa počas auditu, sa zapíše do zoznamu zásob v aktuálnej trhovej hodnote. Je na nich vyhotovený úverový list a zohľadňujú sa ďalšie príjmy.
Ak niektoré materiálne hodnoty nestačia, zaznamená sa skutočnosť poruchy. Môže sa to prejaviť dvoma spôsobmi:
- ak nie je vinník identifikovaný - v prevádzkových výdavkoch;
- ak je vinník identifikovaný, aj mimo prevádzkových výdavkov, ale so súčasným zohľadnením vráteného nedostatku.
