Výňatok z protokolu je nepostrádateľným atribútom pracovného toku akejkoľvek organizácie. Výťažok, ktorý má právnu silu podobnú originálnemu dokumentu, musí obsahovať všetky potrebné podrobnosti. Pri príprave príslušných dokumentov by sa mala venovať pozornosť detailom.
Spravidla sú požiadavky na vyhotovenie výpisov zo zápisnice stanovené pre každý podnik v súlade s internými pravidlami obchodného obratu. Existujú však všeobecne akceptované normy, ako by mal byť tento dokument vypracovaný.
Výňatok zo zápisnice je presnou kópiou textu pôvodného dokumentu o konkrétnej záležitosti. Výpis zo zápisnice zo schôdze teda musí obsahovať názov riadiaceho orgánu, ktorého schôdza bola zaznamenaná. Spravidla sú tieto informácie uvedené v nadpise dokumentu. Tu sa typ dokumentu „Protokol“zmení na „Výpis z protokolu“. V niektorých prípadoch je v pravom hornom rohu dokumentu uvedený nápis „Vyhlásenie“.
Okrem toho musí výpis z protokolu obsahovať z dôvodu zachovania právnej sily originálu informácie:
- dátum, miesto a čas stretnutia;
- informácie o existencii uznášaniaschopnosti pri prijímaní rozhodnutí;
- informácie o osobe vykonávajúcej funkcie predsedajúceho úradníka;
- informácie o osobe vykonávajúcej funkcie tajomníka.
Program rokovania sa obmedzuje na konkrétnu otázku, ku ktorej sa pripravuje výpis. Rovnako sú z dokumentu vylúčené všetky fragmenty súvisiace s diskusiou o otázkach tretích strán.
Otázka, ktorá je na programe rokovania a o ktorej sa pripravuje výpis, je uvedená presne s poradovým číslom, znením, priebehom diskusie a prijatými rozhodnutiami.
Na konci je výpis podpísaný predsedajúcim a potvrdený pečaťou. Potom nasleduje náležitosť potvrdzujúca autenticitu „Vyhlásenie je správne“(„Správne“) a je vložený podpis tajomníka s dešifrovaním.
Originál výpisu zo zápisnice je očíslovaný, prešitý a overený pečaťou a podpisom oprávnenej osoby.
