Na citovanie časti protokolu v kancelárskej práci sa používa formulár dokumentu, ktorý umožňuje predložiť certifikované rozhodnutie o konkrétnej záležitosti. Zároveň sa vyhneme nutnosti predložiť úplnú verziu protokolu, pretože ide v skutočnosti o interný dokument. Výňatok zo zápisnice umožňuje zachovať mlčanlivosť o ostatných otázkach, ktoré sa posudzujú počas rokovania. Pre takýto dokument neexistuje jednotná forma. Napriek tomu by malo byť vypracované v súlade s požiadavkami predpisov o kancelárskej práci.
Inštrukcie
Krok 1
Začnite zostavovať výpis z názvu dokumentov „Výpis zo zápisnice zo schôdze …“. Ďalej skopírujte úvodnú časť protokolu, ktorá obsahuje všetky podrobnosti uvedené v origináli. Tu by sa mal uviesť dátum a miesto stretnutia, počet prítomných atď.
Krok 2
Z hlavnej agendy hlavného dokumentu uveďte vo výňatku konkrétnu položku súvisiacu s diskutovanou problematikou. V takom prípade nezabudnite v zápisnici zo stretnutia uviesť jeho sériové číslo podľa miesta.
Krok 3
Hlavnú časť výpisu z protokolu zostavte skopírovaním fragmentu textu, v ktorom je uvedená požadovaná téma. Použite tu odseky z časti „Počúvané“, diskusie k danej problematike a „Rozhodnuté“. Uveďte pozície, priezviská a iniciály osôb, ktoré podpísali protokol.
Krok 4
Potvrďte vystavený dokument. Za týmto účelom musí tajomník alebo iná osoba oprávnená na takéto úkony, úradník (personálne oddelenie atď.) Osobne napísať „Správne“, podpísať, dešifrovať podpis (priezvisko, iniciály), označiť pozíciu a uviesť dátum. Na účely poskytnutia výpisu organizáciám tretích strán je dokument overený pečaťou podniku a podpisom hlavy.
