Výpis z objednávky je určitý fragment textu objednávky, vypracovaný na žiadosť zamestnanca alebo na žiadosť vyššej organizácie. Vypracúva sa pre prípad, že je dokument veľmi objemný a potrebné informácie pre výpis z neho zaberú iba malú časť, alebo z dôvodu zachovania dôvernosti.
Inštrukcie
Krok 1
Je potrebné v plnom rozsahu reprodukovať údaje o objednávkovom formulári (názov organizácie, čísla a dátumy pôvodnej objednávky, názov textu, miesto vydania, potrebný fragment textu objednávky). Typ dokumentu „Objednávka“sa zmení na „Výpis z objednávky“. Dátum objednávky a registračné číslo vo výpise sa nemenia.
Krok 2
Ak objednávka obsahuje informačnú časť, je reprodukovaná v plnom znení. Ak nie, potom sú obmedzené na slovo „objednávam“.
Krok 3
Z administratívnej časti príkazu sa prevádza iba jeho časť (podsekcie, doložky), ktorá sa priamo týka konkrétneho exekútora, to znamená, že je to kvôli príprave výpisu.
Krok 4
Výpis označuje informácie o osobe, ktorá podpísala pôvodný dokument, a to postavenie, ktoré zastáva, iniciály a priezvisko. Vo výpise z objednávky nie je uvedený žiadny osobný podpis tejto osoby.
Krok 5
Povinnou náležitosťou vyhlásenia je certifikačný nápis, ktorý sa skladá zo slova „True“(bez úvodzoviek), osobného podpisu, dešifrovania podpisu (priezvisko a iniciály), pozície osoby, ktorá potvrdila vyhlásenie, a dátum certifikácie. Ak je výpis z objednávky vydaný mimo organizácie, potom je potvrdený pečaťou tejto konkrétnej organizácie. Pre interné výpisy sa používa pečiatka (pečať) personálneho oddelenia podniku. Výňatok je zvyčajne certifikovaný asistentom sekretára a vydaný zodpovednému exekútorovi po prijatí. Mal by byť vytlačený na prázdnom hárku papiera A4 alebo A5 s možnosťou uhlového usporiadania trvalých náležitostí vlajkovým spôsobom.
Krok 6
Podobným spôsobom sa vydáva výpis z objednávky pre zamestnancov. Rozdiel spočíva v neprítomnosti zisťovacej časti. Preto je zaujímavá položka vypísaná z administratívnej časti („Prijať …“, „Preložiť …“). Zvyšok registrácie sa zhoduje s výpisom z objednávky hlavnej činnosti.
