Sekretárka je administratívny pracovník, ktorého povinnosti zahŕňajú prijímanie telefónnych hovorov, znalosť práce s počítačom, komunikáciu s ľuďmi, vedenie obchodných záznamov a oveľa viac. O povolaní sekretára koluje veľa mýtov - ale čo je to vlastne dobrý sekretár?
Základné zručnosti
Na prácu tajomníka sa nevyžaduje diplom vysokej školy - celkom postačujú špecializované kurzy, kde sa budúci tajomník naučí obchodnú komunikáciu a etiketu, rýchle čítanie, kancelársku prácu, praktickú psychológiu, skratku a strojopis. Kurzy okrem toho učia základy práce v 1C a tiež učia, ako používať mini-ATS a kancelárske vybavenie. Bez všetkých týchto schopností nemožno sekretárku považovať za dobrého pracovníka.
Pre dobrú sekretárku je tiež veľmi dôležité jemné vnímanie psychológie iných ľudí a odolnosť voči rôznym stresom.
Pretože sekretár je podnikateľom firmy, musí mať príjemný vzhľad, zmysel pre štýl a dobrý vkus. Bez schopnosti krásne sa obliekať, správať sa v spoločnosti a hovoriť kompetentne nebude sekretár schopný vytvárať medzi klientmi spoločnosti, v ktorej pracuje, dobrý dojem - imidž spoločnosti preto nebude porovnateľný. Hlavnou úlohou dobrého sekretára je v skutočnosti efektívne a efektívne zorganizovať prácu jeho šéfa a celej kancelárie.
Vlastnosti povolania
Mnohí veria, že úlohou sekretárky je pripraviť kávu, predložiť dokumenty na podpis a odpovedať na výzvy. Toto je klam - medzi povinnosti tejto profesie patrí dohľad nad prácou recepcie, vedenie obchodnej korešpondencie, účasť na rôznych kancelárskych a pobočkových udalostiach a komunikácia s nervóznymi klientmi. Dobrá sekretárka navyše často slúži ako manažér kancelárie a dokonca aj ako psychológ, ktorý dokáže ochladiť situáciu v tíme.
Výkonným tajomníkom sa často hovorí „šedí kardináli“, pretože sú schopní neviditeľne ovplyvniť prácu spoločnosti a rozhodnutia šéfa.
Najčastejšie sa ženy stávajú sekretárkami, pretože sú emocionálne pružnejšie a odolnejšie. Okrem toho sú citlivejší - vystihnutie nálady šéfa a tímu veľmi pomáha pri ich práci. Ak je sekretárka dostatočne šikovná a profesionálna, manažér sa na neho môže obrátiť s prosbou o radu a vypočuť ho. Je to sekretárka, ktorá môže šéfovi uľahčiť prácu tým, že mu dobre zariadi pracovisko a včas dodá potrebné informácie. Sekretárky zároveň nemajú kariérny rast, pretože dobrý výkonný asistent má hodnotu zlata. Vďaka tomu však sekretárka získa neoceniteľné skúsenosti a znalosti o obchodných procesoch, ktoré mu v budúcnosti môžu pomôcť naštartovať kariéru v inej profesii.
