Schopnosť rozdeľovať pracovné úlohy pomôže zvládnuť všetky záležitosti včas. Je dôležité naučiť sa, ako si dať prednosť a spravovať čas. Analyzujte svoj zoznam úloh a vykonajte úpravy.
Nevyhnutné
- - pero;
- - zápisník
Inštrukcie
Krok 1
Aby ste pochopili, aké je momentálne vaše pracovné zaťaženie, musíte si pozrieť všetky pracovné úlohy. Vytvorte si zoznam úloh na daný deň. Bez zoznamu sa budete ťažko orientovať v tom, čo a kedy je najlepšie urobiť. Je možné vypísať všetky úlohy bez systému. Neskôr budete s týmto zoznamom pracovať, organizovať ho a optimalizovať.
Krok 2
Prejdite si svoj zoznam a podrobne sa zaoberajte každou položkou. Musíte pochopiť, či je tak dôležité robiť to alebo ono podnikanie, alebo to môže byť vymazané. Určte, aké úlohy môžete preniesť na ďalších ľudí. Nie je potrebné brať všetko na seba a zabezpečiť si maximálnu záťaž. Naučte sa delegovať veci.
Krok 3
Zoradiť zostávajúce prípady. Každému zadaniu musíte dať bod na základe jeho naliehavosti a dôležitosti. Je jasné, že prvá vec, ktorú musíte urobiť, je dokončiť najnaliehavejšie úlohy. Zvážte tiež špecifiká vašej práce. Stáva sa, že záležitosť sama o sebe je nepodstatná, ale kvôli jej zlyhaniu môžu po čase trpieť vaše ďalšie projekty.
Krok 4
Zvážte svoj osobný biorytmus. Ak sa vám ráno ťažko sústredí, venujte tento čas dňa jednoduchým úlohám a večer urobte niečo vážnejšie. Musíte tiež pamätať na to, že ihneď po dovolenke a dlhom víkende môže byť váš výkon znížený. Preto by ste v tieto pracovné dni nemali vkladať príliš veľké nádeje.
Krok 5
Striedajte úlohy v závislosti od ich typu. Zmena činností vám dá príležitosť rozhýbať veci, obnoviť ich a oddýchnuť si od nejakej práce. Napríklad po zložitej a zdĺhavej správe môžete venovať čas nejakému druhu tvorivej úlohy. Urobte prezentáciu alebo choďte na stretnutie s partnermi. Zbavíte sa tak pocitu z rutiny a budete cítiť, aké rozmanité sú vaše profesionálne činnosti.
Krok 6
Naplánujte si svoje aktivity. Toto by sa malo robiť nielen na jeden deň, ale aj na týždeň, mesiac a rok. Ak chcete správne rozložiť pracovné zaťaženie, musíte vidieť celkový obraz. Ak analyzujete a určíte, v akom čase sa vám nazhromaždí najviac prípadov, napríklad v závislosti od sezónnosti, môžete naplánovať projekty, ktoré môžu čakať, a nie na najhorúcejšie obdobia.
Krok 7
Ak máte podriadených, musíte medzi nich spravodlivo rozdeliť pracovné zaťaženie. Porovnávajte medzi sebou pracovné úlohy z hľadiska zložitosti a pracovnej sily, aby kolegovia na nižšej úrovni pracovali rovnako. Pre dobro bežnej veci môžete úlohy prenášať z jedného zamestnanca na druhého podľa toho, kto je v čom lepší. Ale tu by opäť malo byť všetko spravodlivé.
